Op deze manieren kun je een betalingsregeling treffen met jouw debiteur.
Wanneer met een debiteur een afspraak wordt gemaakt over betaling kan dit in Payt worden vastgelegd met een betalingsregeling. Een betalingsregeling kan worden aangemaakt op één factuur of zaak, of over meerdere facturen en/of zaken.
Let op: De onderliggende facturen en zaken zullen zolang de betalingsregeling actief is gepauzeerd staan; er zullen dus geen reguliere herinneringen of aanmaningen worden gestuurd.
Instellen van een betalingsregeling
Je kunt een betalingsregeling aanmaken door op de pagina van de factuur, debiteur of zaak te klikken op de knop 'Inplannen'.
Vervolgens kom je bij het onderstaande scherm waarbij je kan kiezen welke facturen of zaken je op wilt nemen in de betalingsregeling. Hier maak je een keuze voor het type betalingsregeling: een eenmalig uitgestelde betaling, een vaste termijn, of een vast bedrag per termijn.
Termijnen instellen
- Termijnen: Stel het aantal termijnen in. Het bedrag wordt automatisch gedeeld door het aantal termijnen en wanneer je iDEAL gebruikt is ieder termijnbedrag met een eigen iDEAL link te voldoen.
- Betaaldag: Op welke dag van de maand jouw debiteur het afgesproken termijn bedrag uiterlijk voldoen.
Termijnbedragen afronden
Kies je voor een wekelijkse of maandelijkse betaling, zonder vast bedrag? Dan kun je nog aangeven hoe je de termijnen wil afronden. Dit zorgt voor nettere termijnbetalingen, zodat alleen de laatste termijn afwijkt om het afgeronde bedrag op te vangen.
- Geen afronding: Het factuurbedrag wordt gedeeld door het aantal termijnen; deze termijnen worden niet afgerond.
- Afronding op hele bedragen: Het factuurbedrag wordt gedeeld door het aantal termijnen. De termijnbedragen worden daarna afgerond op hele euro's. Het verschil wordt opgevangen in de laatste termijn.
- Relatieve afronding: Het factuurbedrag wordt gedeeld door het aantal termijnen. De termijnbedragen worden daarna relatief afgerond; des te hoger het termijnbedrag, des te hoger we zullen afronden.
Hoe werkt het relatieve afronden concreet? Hier zie je wat voorbeelden:
- Een termijnbedrag van 50 cent wordt een bedrag van 1 euro
- Een termijnbedrag van 74 euro wordt een bedrag van 75 euro
- Een termijnbedrag van 264 euro wordt een bedrag van 270 euro
- Een termijnbedrag van 715 euro wordt een bedrag van 750 euro
- Een termijnbedrag van 2650 euro wordt een bedrag van 2700 euro
Termijnen handmatig bewerken
Wanneer je de betalingsregeling hebt gegenereerd heb je nog de mogelijkheid om individuele termijnen handmatig te bewerken.
Nadat de betalingsregeling is aangemaakt
Zodra de betalingsregeling is aangemaakt, ontvangt de debiteur een e-mailbericht met daarin de afgesproken betalingstermijnen. Kort voor het verstrijken van een afgesproken betalingstermijn krijgt de debiteur automatisch een bericht dat de termijn nadert.
Wanneer de betalingsregeling is verlopen
Filter op verlopen betalingsregelingen
Facturen en zaken met een verstreken betalingsregeling zijn te vinden op het dashboard van de administratie, of via de lijst facturen of zaken onder het filter 'Attentie' - 'Betalingsregeling verstreken'.
Notificatie van afgeronde of verlopen betalingsregelingen
Via 'Instellingen administratie' -> 'Notificaties' is ook vast te leggen dat er na het verstrijken van een termijn een bericht uit wordt gestuurd naar de eigen administratie.
Afsluiten van de betalingsregeling
Je kunt er vervolgens voor kiezen om de betalingsregeling aan te passen of de regeling te verwijderen. Wanneer je de regeling verwijdert, zal het originele herinneringstraject van de factuur worden hervat.
Debiteuren een betalingsregeling laten voorstellen
Je kunt ervoor kiezen om debiteuren zelf een betalingsvoorstel te laten doen. Dit geeft je debiteuren de optie om zelf te bepalen hoe ze zouden willen betalen. Je krijgt vervolgens een filter in je debiteurenoverzicht om voorgestelde betalingsregelingen goed te keuren of af te wijzen.
Om dit in te stellen, ga je eerst naar je administratie instellingen en open je links je 'Factuurtraject' instellingen.
Ga naar de 'Betalingsregelingen instellingen' en kies voor 'Betalingsregelingsvoorstel toestaan':
Tip: Je kunt je debiteuren ook een voorwaardelijke betalingsregeling aanbieden, die je zelf hebt ingesteld op basis van vooraf bepaalde condities. Lees meer: Hoe maak ik een voorwaardelijke betalingsregeling aan?