Zorg dat je debiteuren geen herinnering meer krijgen als ze al betaald hebben.
Soms komt het voor dat er een herinnering wordt verzonden voor een factuur, terwijl de debiteur deze al betaald heeft. In dit artikel geven we een aantal tips om te voorkomen dat je debiteuren onterecht worden herinnerd:
- Voldoende tijd tussen 'Factuurdatum' en 'Vervaldatum'
- Voldoende tijd tussen 'Vervaldatum' en 'Eerste herinnering', en tussen volgende herinneringen
- Geen herinneringen verzenden op maandag
- Afhandelen binnenkomende berichten
- Tijdig bijwerken van de boekhouding
- Validatiefouten oplossen
- Administratie pauzeren
Voldoende tijd tussen 'Factuurdatum' en 'Vervaldatum'
Een korte betaaltermijn van de factuur zorgt er niet per definitie voor dat de debiteur sneller betaalt. De betaaltermijn van de factuur kan in de boekhouding ingesteld worden. Op basis van de vervaldatum van de factuur wordt bepaald wanneer een herinnering wordt ingepland.
De tijd tussen vervaldatum en het versturen van een herinnering kun je bepalen op basis van de verwerkingstijd van de betaling in de boekhouding inclusief de verwerkingstijd in Payt.
Let op: Een wijziging van de betaaltermijn van een reeds ingeladen factuur wordt niet aangepast in Payt. Weten welke gegevens na de eerste import van een factuur nog worden aangepast? Lees het supportartikel 'Kan ik factuurgegevens aanpassen?'
Voldoende tijd tussen 'Vervaldatum' en 'Eerste herinnering', en tussen volgende herinneringen
Je wil de debiteur voldoende tijd geven om te betalen. Bepaal hiervoor de benodigde verwerkingstijd van de betaling in de boekhouding inclusief verwerkingstijd in Payt.
Bijvoorbeeld:
In dit voorbeeld gaan we uit van bovenstaande factuurverzendflow. Een debiteur betaalt op de vervaldatum. Deze betaling moet worden verwerkt in de boekhouding en worden geïmporteerd in Payt, in de tijd tussen de vervaldatum en de verzending van de eerste herinnering (2 dagen).
Wordt er op de vervaldatum betaald, en een dag later afgeletterd dan gebruikelijk, dan is er een kans dat de eerste herinnering wordt verzonden terwijl de factuur al is betaald.
Indien je de factuurverzendflow of de herinneringsflow wilt laten aanpassen, neem dan contact op met de servicedesk van Payt.
Geen herinneringen verzenden op maandag
Indien een betaling door de debiteur in het weekend is gedaan en de herinnering staat op maandag gepland, dan kan het gebeuren dat er een herinnering verzonden wordt. Dit omdat de betalingen van het weekend nog niet verwerkt zijn in de boekhouding.
In dit geval kan het verstandig zijn om geen herinneringen te sturen op maandag. Meer hierover lees je in het supportartikel 'Welke instellingen kan ik doorvoeren voor mijn factuurtraject?'
Afhandelen binnenkomende berichten
Het kan gebeuren dat er een herinnering wordt verstuurd terwijl de debiteur eerder een bericht heeft verzonden betreffende een niet-verwerkte betaling. Door het dashboard van de administratie regelmatig te controleren op meldingen van ongelezen berichten, kan worden voorkomen dat een bericht van de debiteur onopgemerkt blijft.
Tijdig bijwerken van de boekhouding
Payt gebruikt de boekhouding als basis voor de gegevens. Indien er geen betaling is geregistreerd in de boekhouding, dan zal de factuur ook in Payt open blijven staan. Na registratie van een betaling in de boekhouding zal dit tijdens de automatische import worden meegenomen, normaal gesproken zal de betaling een dag later zichtbaar zijn in Payt.
Validatiefouten oplossen
Los validatiefouten die zich voor hebben gedaan tijdens een automatische import zo snel mogelijk op. Vanaf het dashboard van de administratie kun je snel zien of er validatiefouten zijn. Door hier door te klikken kun je achterhalen wat de validatiefouten en/of waarschuwingen zijn. In dit artikel lees je meer over het oplossen van validatie- en importfouten.
Administratie pauzeren
Pauzeer de herinneringen van de administratie(s) wanneer je op vakantie gaat en de boekhouding niet wordt bijgewerkt. Zo voorkom je dat er herinneringen worden verstuurd voor facturen die al betaald zijn, maar nog niet zijn verwerkt.