Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden keine Mahnung erhalten, wenn sie bereits bezahlt haben.
Manchmal kommt es vor, dass eine Mahnung für eine Rechnung verschickt wird, obwohl der Kunde diese bereits bezahlt hat. In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, um zu verhindern, dass Ihre Kunden fälschlicherweise gemahnt werden:
- Ausreichend Zeit zwischen "Rechnungsdatum" und "Fälligkeitsdatum"
- Ausreichend Zeit zwischen "Fälligkeitsdatum" und "Erste Mahnung" sowie zwischen weiteren Mahnungen
- Keine Mahnungen an einem Montag versenden
- Bearbeitung eingehender Nachrichten
- Rechtzeitige Aktualisierung der Buchhaltung
- Behebung von Validierungsfehlern
- Verwaltung pausieren
Ausreichend Zeit zwischen "Rechnungsdatum" und "Fälligkeitsdatum"
Hinweis: Eine Änderung der Zahlungsfrist einer bereits geladenen Rechnung wird in Payt nicht aktualisiert. Möchten Sie wissen, welche Daten nach dem ersten Import einer Rechnung noch angepasst werden? Lesen Sie den Supportartikel "Welche Rechnungsdetails kann ich bearbeiten?"
Ausreichend Zeit zwischen "Fälligkeitsdatum" und "Erste Mahnung" sowie zwischen weiteren Mahnungen
Sie möchten dem Kunden ausreichend Zeit zum Bezahlen geben. Bestimmen Sie dafür die erforderliche Bearbeitungszeit der Zahlung in der Buchhaltung einschließlich der Bearbeitungszeit in Payt.
Beispielsweise:
In diesem Beispiel gehen wir von dem oben genannten Rechnungsversandverlauf aus. Ein Kunde zahlt am Fälligkeitsdatum. Diese Zahlung muss in der Buchhaltung verbucht und in Payt importiert werden, in der Zeit zwischen dem Fälligkeitsdatum und dem Versand der ersten Mahnung (2 Tage).
Wird am Fälligkeitsdatum gezahlt und einen Tag später als üblich abgestimmt, besteht die Möglichkeit, dass die erste Mahnung verschickt wird, obwohl die Rechnung bereits bezahlt wurde.
Wenn Sie den Rechnungsversandverlauf oder den Mahnungsablauf anpassen möchten, kontaktieren Sie bitte den Payt-Support.
Keine Mahnungen an einem Montag versenden
Wenn eine Zahlung des Kunden am Wochenende erfolgt und die Mahnung für Montag geplant ist, kann es vorkommen, dass eine Mahnung verschickt wird. Dies liegt daran, dass die Zahlungen des Wochenendes noch nicht in der Buchhaltung erfasst wurden.
In diesem Fall kann es sinnvoll sein, keine Mahnungen am Montag zu versenden.
Bearbeitung eingehender Nachrichten
Es kann vorkommen, dass eine Mahnung verschickt wird, während der Kunde zuvor eine Nachricht über eine nicht verbuchte Zahlung gesendet hat. Durch regelmäßige Überprüfung des Dashboards der Verwaltung auf Meldungen von ungelesenen Nachrichten kann verhindert werden, dass eine Nachricht des Kunden unbeachtet bleibt.
Rechtzeitige Aktualisierung der Buchhaltung
Payt verwendet die Buchhaltung als Grundlage für die Daten. Wenn keine Zahlung in der Buchhaltung erfasst ist, bleibt die Rechnung auch in Payt offen. Nach der Erfassung einer Zahlung in der Buchhaltung wird dies während des automatischen Imports berücksichtigt, normalerweise wird die Zahlung einen Tag später in Payt sichtbar sein.
Behebung von Validierungsfehlern
Beheben Sie Validierungsfehler, die während eines automatischen Imports aufgetreten sind, so schnell wie möglich. Vom Dashboard der Verwaltung aus können Sie schnell sehen, ob Validierungsfehler vorliegen. Durch Klicken hierauf können Sie herausfinden, um welche Validierungsfehler und/oder Warnungen es sich handelt. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Beheben von Validierungs- und Importfehlern.
Verwaltung pausieren
Pausieren Sie die Mahnungen der Verwaltung(en), wenn Sie in den Urlaub fahren und die Buchhaltung nicht aktualisiert wird. Dadurch wird verhindert, dass Mahnungen für Rechnungen verschickt werden, die bereits bezahlt, aber noch nicht verbucht wurden.
