Verklein de kans dat mails niet je debiteuren bereiken door de optimale mailinstellingen te volgen.
Wanneer je met Payt werkt is het belangrijk om Payt toestemming te geven om e-mails te sturen vanaf de domeinnaam die wordt gebruikt in het afzender e-mailadres.
Controleer je huidige instellingen
Je controleert je mailinstellingen in Payt eenvoudig. Volg hiervoor onderstaande stappen:
- Ga naar het tandwiel icoontje rechtsboven. Hiermee open je de administratie instellingen.
- Kies links voor het tabje 'E-mail'.
- Synchroniseer de beide e-mailinstellingen onderaan (het DMARC beleid en de CNAME-records).
CNAME-records
E-mailverzending vanuit Payt wordt vanuit het door jou ingestelde afzenderadres verstuurd maar via onze eigen e-mailprovider. Een ontvangende e-mailserver ziet een verschil tussen de verzendende server en het domein als indicatie dat een mail niet betrouwbaar is.
Bijvoorbeeld: Je afzender mailadres is administratie@klantnaam.nl. We versturen een factuur naar je debiteur. Dan is het domein in de 'From' klantnaam.nl en de verzendende server paytsoftware.com. Bij sommige spam controles kan dit worden gezien als een spambericht.
Je lost dit op door het toevoegen van drie CNAME records die verwijzen naar onze mailprovider. Deze instelling wijzig je in de DNS-instellingen van je domein. Deze CNAME records kopieer je eenvoudig uit je mailinstellingen in Payt.
DMARC beleid
DMARC-record
Een DMARC-record geeft ontvangende e-mailservers instructies over hoe deze om moeten gaan met e-mails die de controle niet doorstaan. De afwezigheid van een DMARC-record kan aanleiding zijn om een verzonden e-mail te weigeren. Een te streng DMARC beleid kan echter hetzelfde resultaat hebben. Een voorbeeld van een simpel DMARC-record ziet er als volgt uit:
v=DMARC1; p=none;
Optioneel kun je in je DMARC-record een e-mailadres opnemen waar DMARC gerelateerde rapportages naar gestuurd worden. Het is aan te raden hier een toegewijd e-mailadres voor te gebruiken want het aantal rapportages dat je ontvangt kan snel oplopen. Je stelt dit in door je DMARC-record aan te vullen met:
rua=mailto:{ e-mailadres };
DMARC alignment
Een DMARC check kan slagen of falen afhankelijk van hoe goed het afzenderadres matcht met het verzendende domein. Als je CNAME-records hebt ingesteld is die match goed, maar niet perfect. Je kunt in je DMARC-record ook bepalen hoe streng de beoordeling van deze match moet zijn. Dat kan streng (strict) of laks (relaxed). Als je gebruik maakt van deze tags is het belangrijk dat deze niet streng instelt want dan faalt de check altijd. Stel het als volgt in:
adkim=r; aspf=r;