Je weg vinden in Payt als nieuwe gebruiker

Live met Payt debiteurenbeheer. Dit is belangrijk om te weten en bij te houden.

In dit artikel behandelen we de belangrijkste eerste stappen om met Payt te gaan werken. Klik hier alvast door naar een actiepunt waar je naar op zoek bent:

• Dashboard (Facturen per fase)
• Importeren (Dagelijkse import, validatiefouten)
• Facturen ('Attentie' filter en 'Reden geblokkeerd' filter)
• Nieuwe gebruiker toevoegen (Gebruikersrechten)
• Vakantie (Administratie op pauze)
• Contact met de servicedesk

Dashboard

Op het administratie dashboard vind je aan de linkerkant het aantal facturen en het openstaande saldo per stap in het debiteurenbeheer. Verder is aangegeven hoeveel incassozaken er zijn opgestart. Door deze stappen te automatiseren, houd je tijd over voor aandachtspunten zoals ongelezen berichten, verstreken betalingsregelingen, openstaande notities, etc. Deze vind je aan de rechterkant in je dashboard.

Facturen per fase

Facturen kunnen in verschillende fases zitten:

• Te verzenden - nieuw ingeladen facturen waarvoor nog geen stappen zijn uitgevoerd.
• Verzonden - facturen die verzonden zijn vanuit Payt of vanuit het boekhoudpakket, en waarbij de volgende stap de eerste herinnering is.
• Herinneringen - facturen waarvoor de herinnering, herinnering stornering, of tweede herinnering verzonden is.
• Laatste herinnering - facturen waarvoor de laatste herinnering verzonden is.
• Klaar voor incasso - facturen waarvoor binnenkort een incassotraject gestart wordt.
• Incasso - facturen waarvoor een minnelijk incassotraject is gestart.

Importeren

Payt doet dagelijks automatisch een import. Bij deze import worden je openstaande posten en nieuwe facturen geïmporteerd uit je boekhouding. Hoe dat in zijn werk gaat, is onder andere afhankelijk van het boekhoudpakket dat je aan Payt hebt gekoppeld.

Soms kan een import niet worden uitgevoerd omdat er geen verbinding met het boekhoudpakket kan worden gemaakt, bijvoorbeeld door een verandering van de rechten van de gebruiker, of een tijdelijke storing bij het boekhoudpakket. Dit is zichtbaar op het administratie dashboard, en op de 'Importeren' pagina. Het is belangrijk dat je je import zo snel mogelijk herstelt. Onze servicedesk kan je hierbij helpen.

Hieronder zie je een voorbeeld van mislukte en geslaagde imports op de 'Importeren' pagina.

Sommige boekhoudpakketten kunnen niet rechtstreeks met Payt koppelen. Via een CSV- of XML-bestand kunnen we de gegevens dan alsnog importeren. Het kan voorkomen dat dit bestand niet of te laat wordt aangeleverd, waardoor wij geen actuele gegevens kunnen importeren. Het is dan van belang dat je zo snel mogelijk een actueel CSV- of XML-bestand aanlevert, eventueel in samenwerking met je koppelingspartner. Zo blijven de gegevens in Payt actueel.

Validatiefouten bij de import

Bij het importeren komen soms validatiefouten voor. Hierdoor kunnen debiteuren en/of facturen niet worden ingeladen in Payt, en daardoor niet (correct) worden verzonden of herinnerd. Het is belangrijk om dit in de gaten te houden en ontbrekende of onjuiste gegevens bij te werken in je boekhoudpakket. Na de correctie zullen je validatiefouten bij de volgende import weer verdwijnen.

Bij de import maken we onderscheid tussen validatiefouten en waarschuwingen:

• Validatiefouten (rood gekleurd): we kunnen de factuur/debiteur helemaal niet importeren. De factuur zal niet worden verzonden en/of herinnerd tot de fout is gecorrigeerd in je boekhoudpakket. Bijvoorbeeld: een adres is onjuist, waardoor we geen factuur of herinnering kunnen verzenden.
• Waarschuwingen (oranje gekleurd): we kunnen de factuur/debiteur wel importeren, maar er zit een fout in de gegevens die we niet zullen gebruiken. Bijvoorbeeld: een telefoonnummer is waarschijnlijk onjuist en zullen we niet in gebruik nemen, maar de debiteur kan wel worden geïmporteerd.

Facturen

Op de 'Facturen' pagina zie je aan de linkerkant een lijst met filters. We lichten de twee belangrijkste filters voor je toe: 'Attentie' en 'Reden geblokkeerd'. 

Attentie filter 

Het 'Attentie' filter bevat alle facturen die om uiteenlopende redenen om aandacht vragen. De meeste van deze redenen kun je zelf oplossen. Denk aan een ontbrekend factuurdocument, ongelezen berichten, of een verstreken betalingsregeling.

• Factuurdocument ontbreekt

Als de factuurverzending via Payt gaat, kan het voorkomen dat het factuurdocument (de PDF met de factuur) nog niet bij ons is binnengekomen. Dan wordt de verzending van je factuur geblokkeerd tot het document is toegevoegd. Om dit op te lossen dien je op de afgesproken manier alsnog het factuurdocument aan te leveren. De wijze van aanleveren verschilt per boekhoudpakket.

• Ongelezen berichten en openstaande notities

Wanneer een debiteur een reactie achterlaat bij een factuur, wordt deze reactie zichtbaar in het filter 'Ongelezen berichten'. Het is belangrijk deze te verwerken. Om een bericht te markeren als gelezen, klik je in de tijdlijn op de drie grijze puntjes naast het bericht. Vanaf hier klik je op 'Markeer als gelezen' om het bericht te verwerken.

• Betalingsregeling verstreken

Het kan voorkomen dat je debiteur een afgesproken betalingsregeling niet nakomt. Als een betalingsregeling is verstreken, kun je dit terugvinden in het filter 'Verstreken betalingsregeling'. Door de betalingsregeling te beëindigen wordt het reguliere proces van herinneren hervat.

Reden geblokkeerd filter

Onder het 'Reden geblokkeerd' filter worden facturen weergegeven die geblokkeerd staan wegens verschillende redenen. Alleen de blokkades die op je facturen van toepassing zijn, worden getoond in dit filter.

• E-mailadres ongeldig

Het 'E-mailadres ongeldig' filter bevat facturen die niet konden worden afgeleverd op het e-mailadres van de debiteur. Het is belangrijk om bij de debiteur na te gaan of het e-mailadres klopt. Klopt deze, dan kan het zijn dat de e-mail bij een volgende poging wel aankomt. Je kunt de factuur dan hervatten en opnieuw proberen te verzenden.

Soms kun je een blokkade op een mailadres niet zelf afhandelen. Neem in dat geval contact op met de Payt servicedesk om het mailadres van de bounce-lijst af te halen. De volgende keer zou het dan wel goed moeten gaan.

• Online betaling geregistreerd

Via 'Online betaling geregistreerd' kun je bijhouden welke facturen via iDEAL zijn voldaan. Wil je deze betalingen verwerken? Boek deze dan af in je boekhoudpakket. De facturen zullen na de volgende import uit het filter verdwijnen.

Nieuwe gebruiker toevoegen

Je kunt in Payt kosteloos en zonder limiet nieuwe gebruikers toevoegen. Gebruikers met beheerdersrechten kunnen in de organisatie instellingen nieuwe gebruikers toevoegen en verschillende rechten aan hen toekennen.

Hiervoor klik je op het Payt logo linksboven om naar je organisatie dashboard te gaan. Ga naar 'Organisatie instellingen' en navigeer naar 'Gebruikers' aan de linkerkant. Op deze pagina maak je nieuwe gebruikers aan en kun je de rechten van bestaande gebruikers wijzigen. Nieuwe gebruikers ontvangen een uitnodiging voor Payt Debiteurenbeheer en kunnen zelf een eigen wachtwoord instellen.

Vakantie

Ga je op vakantie en wordt de boekhouding in die tijd niet bijgewerkt met nieuwe betalingen? Pauzeer je administratie om te voorkomen dat er onterecht herinneringen worden verzonden. Je gaat hiervoor in Payt naar je administratie instellingen via het tandwiel-icoontje rechtsboven.

In de linkerkolom ga je naar 'Factuurtraject'. Bovenaan kun je kiezen voor twee pauze-standen:

1. Herinneringen gepauzeerd - nieuwe facturen zullen wel worden verzonden, maar herinneringen niet
2. Volledig gepauzeerd - er worden geen automatische berichten verzonden vanuit je administratie

Klik onderaan de pagina op 'Wijzigingen opslaan' om de wijziging vast te leggen. Na je vakantie kun je, nadat de betalingen zijn bijgewerkt en er een import heeft gedraaid in Payt, de administratie weer activeren via hetzelfde scherm.

Heb je een vraag?

Neem contact op met onze servicedesk via de chatfunctie in de applicatie (rechtsonder in het scherm). In veel gevallen is dat handig, omdat wij vaak eerst iets moeten uitzoeken voordat wij je vraag goed kunnen beantwoorden. Vind alle manieren om contact op te nemen met onze servicedesk hier.