Hoe werken de verzamelherinneringen in Payt?

Met verzamelherinneringen stuur je je debiteur één herinnering voor alle openstaande facturen.

Binnen Payt kun je meerdere herinneringen voor dezelfde debiteur samenvoegen in een verzamelherinnering. Als jouw debiteuren bijvoorbeeld vaak meerdere facturen tegelijk ontvangen, kan dit een oplossing zijn om de mailverzending te beperken en ze één herinnering te geven met alle openstaande posten.

Verzamelherinneringen vanaf de eerste of laatste herinnering

De factuurverzending zullen we altijd per factuur blijven uitvoeren; hiervoor kun je geen verzameloptie gebruiken. Na de factuurverzending kun je ervoor kiezen of je gelijk vanaf de eerste herinnering verzameld wil herinneren, of dat dit vanaf de laatste herinnering moet gebeuren.

Verzamelherinneringen per betalingsconditie

Je kunt bij het instellen van verzamelherinneringen kiezen: wil je alle debiteuren verzameld herinneren, of enkel bepaalde groepen? Op basis van betalingscondities, per factuur dus, kunnen we ervoor kiezen om bepaalde groepen uit te sluiten van de verzamelherinneringen. Of je gebruik maakt van betalingscondities verschilt per administratie.

Interval tussen de verzamelherinneringen

Hoe vaak er een herinnering wordt verzonden, is afhankelijk van je factuurtraject instellingen. Voor verzamelherinneringen geldt dit ook. Om te voorkomen dat er te vaak verzamelherinneringen worden verzonden, kun je een minimum interval instellen. Standaard staat het minimum interval tussen het versturen van verzamelherinneringen op 7 dagen.

Facturen die verzameld worden

Wanneer voor een factuur een verzamelherinnering wordt gepland, wordt van alle andere facturen van dezelfde debiteur gekeken welke er nog meer in meegenomen kunnen worden. Of een factuur genoemd mag worden, hangt af van de eigenschappen van de factuur, en of het een gewone verzamelherinnering betreft of de laatste verzamelherinnering. Hieronder een aantal van de criteria waaraan een factuur moet voldoen. Let op: dit is geen volledige lijst van criteria.

1. De factuur moet al verzonden zijn, via Payt of buiten Payt om
2. De factuur moet een openstaand bedrag hebben; dit mag ook een negatief bedrag zijn (creditnota's worden dus meegenomen als ze niet zijn afgeletterd)
3. De factuur moet betaalbaar zijn; automatische incasso facturen die nog geïncasseerd moeten worden, worden niet meegenomen
4. De factuur zit niet in een betalingsregeling
5. De factuur zit niet in een incassozaak bij Payt

Optionele criteria

Behalve bovenstaande criteria, die altijd gelden, zijn er een aantal criteria waarvan je zelf kunt bepalen of je ze wil meenemen in de verzamelherinneringen:

1. Gepauzeerde facturen wel of niet vermelden in verzamelherinneringen
2. Facturen die klaar zijn voor een incassozaak in Payt vermelden in verzamelherinneringen
3. Facturen die nog niet vervallen zijn vermelden in verzamelherinneringen