Binnen Payt kun je meerdere herinneringen voor dezelfde debiteur samenvoegen in een verzamelherinnering. Dit is handig wanneer debiteuren vaak meerdere facturen tegelijk ontvangen. Zo beperk je het aantal verzonden e-mails en ontvangt de debiteur één duidelijk overzicht met alle openstaande posten.
Instellingen voor verzamelherinneringen
In het tabblad 'Verzamelherinneringen' bepaal je precies hoe en wanneer verzamelherinneringen worden verstuurd.
Vanaf welke stap wil je verzamelherinneringen versturen?
De factuurverzending gebeurt altijd per factuur; hiervoor is geen verzameloptie beschikbaar. Voor de herinneringen kun je zelf kiezen: wil je direct vanaf de eeste herinnering verzamelen, of pas vanaf de laatste herinnering?
Deze instelling stel je globaal in. Je kiest dus of verzamelherinneringen standaard zijn geactiveerd of uitgeschakeld.
Voor welke debiteurnummers en betalingscondities wil je verzamelherinneringen versturen?
Nadat je de standaardinstelling hebt gekozen, kun je uitzonderingen aangeven op basis van debiteurnummers of betalingscondities. Zo kun je aangeven dat bepaalde debiteuren wel of juist geen verzamelherinneringen ontvangen. Je kunt hier ook per debiteurnummer of betalingsconditie bepalen vanaf welke stap je verzamelherinneringen wilt sturen.
Let op: Het instellen van uitzonderingen (regels) moet eerst door de servicedesk worden geactiveerd. Neem contact op met de servicedesk als je hiervan gebruik wilt maken.
Welke interval wil je hanteren tussen de verzamelherinneringen?
Het verzendschema van de (verzamel)herinneringen hangt samen met de instellingen van je factuurtraject. Voor verzamelherinneringen kun je een minimum interval instellen om te voorkomen dat er te vaak herinneringen worden gestuurd. Standaard is het minimum interval tussen verzamelherinneringen 7 dagen.
Welke facturen worden opgenomen in een verzamelherinnering?
Wanneer voor een factuur een verzamelherinnering wordt ingepland, controleert Payt of er andere openstaande facturen van dezelfde debiteur kunnen worden toegevoegd. Of dit kan, hangt af van de eigenschappen van die facturen en of het gaat om een gewone verzamelherinnering of een laatste verzamelherinnering.
Basiscriteria (altijd van toepassing)
Een factuur wordt alleen meegenomen in een verzamelherinnering mits:
- De factuur al is verzonden
- Er een openstaand bedrag op staat (ook negatieve bedragen, zoals een creditnota, zolang die niet zijn afgeletterd)
- De factuur betaalbaar is (facturen met automatische incasso die nog moeten worden geïncasseerd, worden niet meegenomen)
- De factuur niet in een betalingsregeling zit
- De factuur niet in een incassotraject in Payt zit
Optionele criteria (zelf in te stellen)
Naast bovenstaande criteria kun je bepalen of de volgende facturen wel of niet worden meegenomen:
- Gepauzeerde facturen
- Facturen die klaar zijn voor een incassotraject in Payt
- Facturen die nog niet vervallen zijn
