Comment fonctionnent les rappels groupés dans Payt ?

Dans Payt, il est possible de regrouper plusieurs rappels destinés au même client en un seul rappel groupé. Cela peut être utile si vos clients reçoivent souvent plusieurs factures en même temps. Cette fonctionnalité permet de limiter le nombre d’e-mails envoyés et de leur adresser un rappel clair récapitulant tous les montants dus.

Rappels groupés dès le premier ou le dernier rappel

L’envoi initial de la facture se fait toujours par facture individuelle ; il n’est pas possible de le grouper. Après l’envoi de la facture, vous pouvez choisir de regrouper les rappels dès le premier rappel, ou uniquement à partir du dernier rappel.

Rappels groupés selon les conditions de paiement

Lors de la configuration des rappels groupés, vous pouvez décider si tous les clients doivent les recevoir, ou seulement certains groupes. Sur la base des conditions de paiement attribuées à chaque facture, il est possible d’exclure certains clients des rappels groupés. L’utilisation des conditions de paiement dépend de votre configuration comptable.

Intervalle entre les rappels groupés

La fréquence d’envoi des rappels est définie dans les paramètres du parcours de facturation. Cela s’applique également aux rappels groupés. Pour éviter un envoi trop fréquent, vous pouvez définir un intervalle minimum entre deux rappels groupés. Par défaut, cet intervalle est de 7 jours.

Factures incluses dans un rappel groupé

Lorsque l’on planifie un rappel groupé pour une facture, Payt examine les autres factures ouvertes du même client pouvant être incluses.

L’éligibilité d’une facture dépend de ses propriétés, ainsi que du type de rappel (standard ou dernier rappel groupé). Voici quelques critères d’inclusion (liste non exhaustive) :

1. La facture a été envoyée, via Payt ou autrement
2. La facture présente un montant ouvert, y compris négatif (les avoirs non encore imputés sont inclus)
3. La facture est payable : les factures à prélever automatiquement ne sont pas incluses tant que le prélèvement n’a pas eu lieu
4. La facture n’est pas incluse dans un plan de paiement
5. La facture n’est pas concernée par une procédure de recouvrement dans Payt

Critères optionnels

En plus des critères ci-dessus, toujours appliqués, vous pouvez choisir d’activer ou non certains critères supplémentaires :

1. Inclure ou exclure les factures en pause dans les rappels groupés
2. Inclure ou exclure les factures prêtes à être transférées en recouvrement
3. Inclure ou exclure les factures non encore échues