Wanneer kiest Payt voor verzending per e-mail of post?
Payt hanteert de volgende standaardvolgorde?
- Is er een e-mailadres bekend van de debiteur? Dan wordt de communicatie per e-mail verzonden.
- Is er geen e-mailadres bekend van de debiteur? Dan wordt de communicatie per post verzonden.
Hoe schakel ik e-mailverzending uit voor een specifieke debiteur?
Ook als er een e-mailadres bekend is, kun je ervoor kiezen om brieven te versturen in plaats van e-mails:
- Open de pagina van de debiteur in Payt.
- Klik rechtsboven op de knop 'Debiteur instellingen'.
- Ga links naar het tabblad 'Verzendinstellingen'.
- Zet de opties 'Stuur facturen per e-mail' en/of 'Stuur herinneringen per e-mail' uit (de knop wordt grijs). Facturen en herinneringen worden dan per post verstuurd.
Let op: Het is niet mogelijk om e-mailverzending uit te schakelen in je hele administratie. Dit kan enkel per debiteur. Postverzending kan grotendeels wel worden uitgeschakeld. Neem hiervoor contact op met de Payt servicedesk.
Hoe schakel ik postverzending uit voor een specifieke debiteur?
Het is ook mogelijk om postverzending per debiteur te blokkeren, bijvoorbeeld als de klant een e-mailadres heeft maar je geen fysieke brief wilt sturen bij de laatste herinnering (deze wordt standaard zowel per e-mail als per post verzonden).
- Open de pagina van de debiteur in Payt.
- Klik rechtsboven op de knop 'Debiteur instellingen'.
- Ga links naar het tabblad 'Verzendinstellingen'.
- Zet de optie 'Facturen en herinneringen per brief versturen' uit (de knop wordt grijs).
Als deze functie aan staat, betekent dat niet dat facturen en herinneringen standaard per post worden verstuurd. Payt houdt nog steeds rekening met de gebruikelijke verzendvolgorde: als er een e-mailadres beschikbaar is, wordt er een e-mail verstuurd.
Door de instelling aan te laten staan, geef je Payt toestemming om een brief te versturen wanneer dat nodig is (bijvoorbeeld als er geen e-mailadres is of bij de laatste herinnering). Zet je de instelling uit, dan wordt er in geen enkel geval een brief verstuurd.
