Wann entscheidet sich Payt für E-Mail oder Post?
Payt verwendet stndardmässig folgende Reihenfolge:
- Ist eine E-Mail-Adresse des Kunden bekannt? Dann wird die Mitteilung per E-Mail versendet.
- Ist keine E-Mail-Adresse bekannt? Dann erfolgt der Versand per Post.
Wie kann ich den E-Mail-Versand für einen einzelnen Kunden deaktivieren?
Auch wenn eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, können Sie sich dafür entscheiden, Briefe zu versenden:
- Öffnen Sie die Kundenseite in Payt.
- Klicken Sie oben rechts auf „Kundeneinstellungen“.
- Wählen Sie links den Reiter „Einstellungen für das Senden“.
- Deaktivieren Sie die Optionen „Rechnungen per E-Mail senden“ und/oder „Erinnerungen per E-Mail senden“ (Schalter wird grau). Rechnungen und Mahnungen werden dann per Post versendet.
Hinweis: Der E-Mail-Versand kann nicht für die gesamte Administration deaktiviert werden – dies ist nur auf Kundenebene möglich. Der Postversand kann auf Wunsch weitgehend deaktiviert werden. Wenden Sie sich dazu bitte an den Servicedesk.
Wie kann ich den Postversand für einen einzelnen Kunden deaktivieren?
Auch der Postversand kann auf Kundenebene deaktiviert werden. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse hat, aber die letzte Mahnung nicht zusätzlich per Post erhalten soll (diese wird standardmässig per E-Mail und Post versendet).
- Öffnen Sie die Kundenseite in Payt.
- Klicken Sie oben rechts auf „Kundeneinstellungen“.
- Wählen Sie links den Reiter „Versandeinstellungen“.
- Deaktivieren Sie die Option „Postversand zulassen“.
Das Aktivieren dieser Funktion bedeutet nicht, dass Rechnungen und Mahnungen standardmässig per Post versendet werden. Payt hält weiterhin die übliche Versandreihenfolge ein: Wenn eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, erfolgt der Versand per E-Mail.
Mit aktivierter Einstellung erlauben Sie lediglich den postalischen Versand falls erforderlich (z. B. wenn keine E-Mail-Adresse vorliegt oder bei der letzten Mahnung). Wenn Sie die Einstellung deaktivieren, werden Briefe in keinem Fall versendet.