Hoe kan ik een incassozaak deactiveren?

Let op: Payt is geen incassobureau. Met de software van Payt kun je zelf een minnelijk incassotraject uitvoeren. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van het incassotraject.

Het kan voorkomen dat je een minnelijke incassozaak hebt opgestart, die niet (meer) nodig blijkt. Je kunt zo'n zaak dan op verschillende manieren afhandelen.

Je kunt de incassokosten en rente kwijtschelden en eventueel de onderliggende factuur crediteren. De zaak wordt dan afgerond, maar is nog wel zichtbaar als afgeronde incassozaak voor je debiteur in het online portaal.
Je kunt de incassozaak deactiveren. Hierdoor worden alle onderliggende facturen ontkoppeld en verdwijnt de incassozaak uit het online portaal van je debiteur. De facturen worden geblokkeerd en kunnen, indien gewenst, worden gekoppeld aan een nieuwe incassozaak.

Hoe deactiveer ik een incassozaak?

Navigeer naar de pagina van de incassozaak
Klik rechtsboven op 'Acties' > 'Deactiveren'
Bevestig je keuze en selecteer 'Incassozaak deactiveren'.
1. Zijn er al stappen uitgevoerd in de incassozaak? Dan volgt een extra scherm waarin je moet bevestigen dat je weet dat de debiteur al communicatie over de incassozaak heeft ontvangen. Vink beide regels aan om hiermee akkoord te gaan en de incassozaak te deactiveren.
  1. De incassozaak is al gepubliceerd: de incassozaak is zichtbaar geweest voor de debiteur. Dat betekent niet per se dat de debiteur de incassozaak heeft gezien, maar wel dat de mogelijkheid er is geweest. Bijvoorbeeld: de debiteur opent een factuur in het factuurportaal, kiest rechtsboven voor 'Alle facturen' en ziet daar de openstaande incassozaak.
  2. Uitgevoerde incassozaak stappen gevonden: er is minstens één aanmaning verzonden in de incassozaak waardoor de debiteur communicatie over de incassozaak heeft ontvangen.
2. Kies nogmaals 'Incassozaak deactiveren' om je keuze te bevestigen.
De zaak wordt direct losgekoppeld van de facturen en is niet langer zichtbaar voor je debiteur.

Let op: Het deactiveren van een incassozaak is definitief. Je kunt de zaak dus niet meer activeren, wanneer de zaak gedeactiveerd is.

Wat gebeurt er met de gekoppelde facturen als ik de incassozaak deactiveer?

Wat er precies met een factuur gebeurt als een incassozaak wordt gedeactiveerd, is afhankelijk van het saldo van de factuur.

Is de factuur betaald? Dan gebeurt er niets.
Is de factuur nog openstaand? Dan wordt de factuur geblokkeerd met status 'Incassozaak gedeactiveerd'.

Wil je hierna een nieuwe incassozaak aanmaken? Hervat dan de facturen en selecteer 'Start incassozaak'.

Wat is het verschil tussen deactiveren en verwijderen van een zaak?

Een zaak kan verwijderd of gedeactiveerd worden.

Deactiveren van een incassozaak: De incassozaak is niet meer zichtbaar voor de debiteur, maar wel terug te vinden in het archief van je Payt omgeving. Standaard heeft dit de voorkeur, om zo altijd zelf inzichtelijk te houden wat er aan je debiteur is gecommuniceerd.
Verwijderen van een incassozaak: De incassozaak is niet meer zichtbaar voor de debiteur, en niet meer terug te vinden in Payt. Om de incassozaak te verwijderen, moet deze eerst gedeactiveerd worden.

Hoe vind ik een gedeactiveerde incassozaak terug?

Ben je op zoek naar een gedeactiveerde zaak in Payt? Ga naar de pagina 'Incassozaken' (boven in het menu te vinden). Selecteer linksonder het filter 'Toon afgeronde zaken'. Hierna vink je bij het filter 'Status' het vakje 'Gedeactiveerd' aan, om zo alleen gedeactiveerde incassozaken te zien.