Es kann passieren, dass Sie einen außergerichtlichen Inkassofall eingeleitet haben, der nicht (mehr) erforderlich ist. In einem solchen Fall gibt es verschiedene Vorgehensweisen:
- Sie können die Inkassokosten und Zinsen erlassen und gegebenenfalls die zugrunde liegende Rechnung gutschreiben. Der Fall wird dann abgeschlossen, bleibt jedoch für Ihren Kunden als abgeschlossener Fall im Online-Portal sichtbar.
- Sie können den Fall deaktivieren. Dadurch werden alle zugehörigen Rechnungen entkoppelt, und der Fall verschwindet aus dem Online-Portal Ihres Kunden. Die Rechnungen werden gesperrt und können, falls gewünscht, einem neuen Fall zugeordnet werden.
Wie deaktiviere ich einen Fall?
- Navigieren Sie zur Seite des betreffenden Falls.
- Klicken Sie oben rechts auf 'Aktionen' und wählen Sie 'Deaktivieren'.
- Wurden bereits Schritte in dieser Angelegenheit unternommen? Dann erscheint ein zusätzlicher Bildschirm, in dem Sie bestätigen müssen, dass Sie wissen, dass der Schuldner bereits eine Mitteilung über die Inkassosache erhalten hat. Markieren Sie beide Zeilen, um dem zuzustimmen und die Inkassosache zu deaktivieren.
- Der Inkassofall wurde bereits veröffentlicht: Der Inkassofall war für den Schuldner sichtbar. Das bedeutet nicht unbedingt, dass der Schuldner den Inkassofall gesehen hat, aber dass die Möglichkeit dazu bestand. Beispiel: Der Schuldner öffnet eine Rechnung im Rechnungsportal, wählt oben rechts „Alle Rechnungen” und sieht dort den offenen Inkassofall.
- Durchgeführte Inkassofälle gefunden: Es wurde mindestens eine Mahnung im Inkassofall versandt, sodass der Schuldner eine Mitteilung über den Inkassofall erhalten hat.
- Wurden bereits Schritte in dieser Angelegenheit unternommen? Dann erscheint ein zusätzlicher Bildschirm, in dem Sie bestätigen müssen, dass Sie wissen, dass der Schuldner bereits eine Mitteilung über die Inkassosache erhalten hat. Markieren Sie beide Zeilen, um dem zuzustimmen und die Inkassosache zu deaktivieren.
- Wählen Sie erneut „Inkassofall deaktivieren”, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Achtung: Die Deaktivierung eines Inkassofalls ist endgültig. Ein deaktivierter Fall kann nicht reaktiviert werden.
Was passiert mit den verknüpften Rechnungen, wenn ich das Inkassoverfahren deaktiviere?
Was genau mit einer Rechnung passiert, wenn ein Inkassoverfahren deaktiviert wird, hängt vom Saldo der Rechnung ab.
- Ist die Rechnung bezahlt? Dann passiert nichts.
- Ist die Rechnung noch offen? Dann wird die Rechnung mit dem Status „Inkassoverfahren deaktiviert” gesperrt.
Möchten Sie anschließend ein neues Inkassoverfahren erstellen? Dann setzen Sie die Rechnungen fort und wählen Sie „Inkassoverfahren starten”.
Was ist der Unterschied zwischen der Deaktivierung und dem Löschen eines Falls?
Ein Fall kann entweder gelöscht oder deaktiviert werden:
- Deaktivierung eines Falls: Der Fall ist für den Kunden nicht mehr sichtbar, kann aber weiterhin im Archiv Ihrer Payt-Umgebung eingesehen werden. Dies ist in der Regel die bevorzugte Methode, um stets nachvollziehen zu können, welche Kommunikation mit dem Kunden stattgefunden hat.
- Löschen eines Falls: Der Fall ist für den Kunden nicht mehr sichtbar und kann auch in Payt nicht mehr gefunden werden. Um einen Fall zu löschen, muss er zunächst deaktiviert werden.
Wie finde ich einen deaktivierten Fall wieder?
Suchen Sie einen deaktivierten Fall in Payt? Gehen Sie zur 'Fälle'-Seite (im oberen Menü zu finden). Wählen Sie unten links den Filter 'Abgeschlossene Fälle' und aktivieren Sie die Option 'Deaktiviert'.
Was passiert, wenn ein Fall deaktiviert wurde?
Sobald der Fall deaktiviert wurde, werden alle verknüpften Rechnungen pausiert. Möchten Sie einen neuen Fall anlegen, aktivieren Sie die Rechnungen erneut und starten Sie einen neuen Inkassofall.