Waarom is mijn factuur geblokkeerd?

Wat houdt een blokkade van de factuur in?

Als een factuur is geblokkeerd, wordt er niks verzonden voor die factuur: de factuur zelf niet, maar ook geen herinneringen. Zo'n blokkade doet het systeem van Payt automatisch op basis van verschillende redenen.

Waar zie ik met welke reden de factuur is geblokkeerd?

Je kunt eenvoudig filteren op de reden van de blokkade op de 'Facturen' pagina. Met het filter 'Reden geblokkeerd' kun je per reden kijken welke facturen hier onder vallen. Je ziet alleen blokkaderedenen die op jouw facturen van toepassing zijn.

Welke blokkaderedenen zijn er en hoe kan ik deze oplossen?

Betalingsregeling actief

• Uitleg: De factuur is onderdeel van een betalingsregeling. Omdat er voor de regeling al herinneringen worden verzonden, wordt de factuur niet apart herinnerd.
• Oplossen: Als de betalingsregeling actief moet blijven, doe dan niets. Moet de regeling worden stopgezet, beëindig deze dan zodat de factuur weer herinnerd wordt.

Debiteur gepauzeerd

• Uitleg: De debiteur van wie de factuur is, staat gepauzeerd. Daarom worden er geen facturen en herinneringen verzonden.
• Oplossen: Als de debiteur gepauzeerd moet blijven, doe dan niets. Is het niet de bedoeling dat de debiteur gepauzeerd is? Hervat deze dan, zodat de factuur weer verzonden en/of herinnerd gaat worden.

Debiteur op negeerlijst

• Uitleg: De debiteur van wie de factuur is, is toegevoegd aan de negeerlijst van Payt nadat de factuur is ingeladen. Daarom wordt de debiteur niet meer geïmporteerd uit het boekhoudpakket en wordt de factuur ook niet bijgewerkt. De factuur wordt dan niet verzonden of herinnerd.
• Oplossen: Als de debiteur niet moet worden ingeladen, laat deze dan staan op de negeerlijst. Moet dat wel gebeuren? Verwijder het debiteurnummer dan van de negeerlijst.

E-mail niet bezorgbaar

• Uitleg: Er is al een mail (factuurverzending, herinnering) voor de factuur verzonden, maar die is niet aangekomen bij de debiteur. Daarom wordt de factuur geblokkeerd totdat de melding is opgelost.
• Oplossen: De oplossing verschilt per foutmelding; lees meer in het artikel hieronder.

Factuur niet verzonden

• Uitleg: Als de factuurdatum van een factuur meer dan een maand geleden is en de factuur nog niet is verzonden, wordt de factuur geblokkeerd. Dit voorkomt dat (hele) oude facturen per ongeluk worden verzonden, als deze bijvoorbeeld onterecht zijn ingeladen.
• Oplossen: Moet de factuur wel verzonden worden? Hervat deze dan via de knop 'Acties' op de factuurpagina. Is het niet de bedoeling dat deze wordt verzonden, dan hoef je niets te doen. Eventueel kun je de factuur crediteren in je boekhoudpakket.

Herinneringen gepauzeerd

• Uitleg: De debiteur van wie de factuur is, is gepauzeerd voor herinneringen. Daarom wordt de factuur niet herinnerd.
• Oplossen: Als er geen herinneringen moeten worden verzonden, doe dan niks. Is dat wel de bedoeling? Hervat dan de debiteur.

Mogelijke boekingsfout

• Uitleg: Om uiteenlopende redenen wordt het openstaande bedrag van de factuur beschouwd als afwijkend. Uit voorzorg wordt er daarom niets verzonden.
• Oplossen: De oplossing verschilt per foutmelding; lees meer in het artikel hieronder.

Kleiner of gelijk aan open minimumbedrag

• Uitleg: Je hebt ingesteld dat facturen en (laatste) herinneringen onder een bepaald openstaand bedrag niet mogen worden verzonden. Het openstaande bedrag van de factuur is nu kleiner of gelijk aan dat open minimumbedrag, en is daarom geblokkeerd.
• Oplossen: Je kunt dit op twee manieren aanpassen: pas het toegestane open minimumbedrag aan in je 'Factuurtraject' instellingen, of crediteer (de rest van) de factuur als je hiervoor niet meer wilt herinneringen.

Online betaling geregistreerd

• Uitleg: Als de factuur via het factuurportaal (bijvoorbeeld iDEAL) is betaald, is het voor Payt al bekend dat er is betaald. Toch kan de factuur nog niet worden afgerond, want daarvoor moet de betaling worden verwerkt in het boekhoudpakket. Om ondertussen geen onterechte herinneringen te verzenden, wordt de factuur geblokkeerd
• Oplossen: Verwerk de online betaling in het boekhoudpakket.

Verwerking automatische incasso

• Uitleg: De factuur is aangeboden voor automatische incasso, maar de betaling of stornering is nog niet bekend.
• Oplossen: Verwerk de automatische incasso in het boekhoudpakket als deze is betaald. Tot die tijd kun je de melding laten staan.