Warum ist meine Rechnung gesperrt?

Was bedeutet eine Sperre der Rechnung?

Wenn eine Rechnung gesperrt ist, wird nichts für diese Rechnung versendet – weder die Rechnung selbst noch Zahlungserinnerungen. Das System von Payt sperrt Rechnungen automatisch aus verschiedenen Gründen.

Wo kann ich sehen, warum die Rechnung gesperrt ist?

Sie können auf der Seite Rechnungen einfach nach dem Sperrgrund filtern. Mit dem Filter Sperrgrund sehen Sie pro Grund, welche Rechnungen betroffen sind. Es werden nur Sperrgründe angezeigt, die auf Ihre Rechnungen zutreffen.

Welche Sperrgründe gibt es und wie kann ich diese beheben?

Zahlungsvereinbarung aktiv

• Erläuterung: Die Rechnung ist Teil einer Zahlungsvereinbarung. Da für diese bereits Erinnerungen verschickt werden, wird die Rechnung nicht separat erinnert.
• Lösung: Wenn die Zahlungsvereinbarung bestehen bleiben soll, müssen Sie nichts tun. Wenn sie beendet werden soll, beenden Sie die Vereinbarung, damit die Rechnung wieder erinnert wird.

 

Kunde pausiert

• Erläuterung: Der Kunde, zu dem die Rechnung gehört, ist pausiert. Daher werden keine Rechnungen oder Erinnerungen verschickt.
• Lösung: Wenn der Kunde weiterhin pausiert bleiben soll, ist keine Aktion erforderlich. Andernfalls setzen Sie den Kunden fort, damit die Rechnung wieder versendet oder erinnert wird.

 

Kunde auf Ignorierliste

• Erläuterung: Der Kunde wurde nach dem Import der Rechnung zur Ignorierliste von Payt hinzugefügt. Daher wird der Kunde nicht mehr aus dem Buchhaltungssystem importiert und die Rechnung nicht mehr aktualisiert, versendet oder erinnert.
• Lösung: Wenn der Kunde nicht importiert werden soll, belassen Sie ihn auf der Ignorierliste. Andernfalls entfernen Sie die Kundennummer von der Liste.

E-Mail unzustellbar

• Erläuterung: Eine E-Mail (z. B. Rechnung oder Erinnerung) wurde verschickt, konnte aber nicht zugestellt werden. Die Rechnung wird bis zur Klärung gesperrt.
• Lösung: Die Lösung hängt von der jeweiligen Fehlermeldung ab.

 

Rechnung nicht versendet

• Erläuterung: Wenn das Rechnungsdatum mehr als einen Monat zurückliegt und die Rechnung noch nicht versendet wurde, wird sie gesperrt. So wird verhindert, dass alte Rechnungen versehentlich versendet werden.
• Lösung: Wenn die Rechnung versendet werden soll, setzen Sie sie über den Button Aktionen auf der Rechnungsseite fort. Andernfalls ist keine Aktion notwendig. Sie können die Rechnung ggf. in Ihrem Buchhaltungssystem stornieren.

Erinnerungen pausiert

• Erläuterung: Für den Kunden wurden Zahlungserinnerungen pausiert. Daher wird die Rechnung nicht erinnert.
• Lösung: Wenn keine Erinnerungen gesendet werden sollen, ist keine Aktion erforderlich. Andernfalls setzen Sie den Kunden fort.

 

Möglicher Buchungsfehler

• Erläuterung: Der offene Betrag der Rechnung wird aus verschiedenen Gründen als fehlerhaft angesehen. Vorsorglich wird deshalb nichts versendet.
• Lösung: Die Lösung hängt von der jeweiligen Fehlermeldung ab.
  Mehr erfahren: Wie behebe ich einen möglichen Buchungsfehler?

Kleiner oder gleich dem offenen Mindestbetrag

• Erläuterung: Sie haben eingestellt, dass Rechnungen und (letzte) Erinnerungen unter einem bestimmten offenen Betrag nicht versendet werden sollen. Die Rechnung liegt unter oder gleich diesem Mindestbetrag und wurde daher gesperrt.
• Lösung: Sie können entweder den offenen Mindestbetrag in Ihren Rechnungsprozess-Einstellungen anpassen oder den (Rest-)Betrag der Rechnung stornieren, wenn Sie keine Erinnerungen mehr senden möchten.

 

Online-Zahlung registriert

• Erläuterung: Wenn die Rechnung über das Rechnungsportal (z. B. iDEAL) bezahlt wurde, erkennt Payt dies. Die Rechnung kann jedoch erst abgeschlossen werden, wenn die Zahlung im Buchhaltungssystem verarbeitet ist. Um keine unberechtigten Erinnerungen zu versenden, wird die Rechnung gesperrt.
• Lösung: Verarbeiten Sie die Online-Zahlung in Ihrem Buchhaltungssystem.