Met een voorwaardelijke betalingsregeling stel je vooraf in hoe je debiteur in termijnen mag betalen.
Een voorwaardelijke betalingsregeling maakt het mogelijk om vooraf een set voorwaarden te bepalen waaronder een betalingsregeling wordt aangeboden aan je debiteur. Hierdoor kan je debiteur ervoor kiezen om de factuur in één keer te betalen, of om gebruik te maken van de door jou bepaalde betalingsregeling. Als de debiteur de betalingsregeling activeert hoef je dan zelf geen actie te ondernemen.
Hoe werkt het?
Bij het instellen van de betalingsregelingen geef je de volgende opties mee:
- Het aantal termijnen in de betalingsregeling
- Is het een wekelijkse of een maandelijkse betalingsregeling (eenmalig is niet toegestaan)
- Het aantal dagen tussen het aanmaken van de regeling en de vervaldatum van de eerste termijn
Vervolgens kies je wanneer je de betalingsregeling wilt aanbieden. Hier heb je de volgende opties:
- Aanbieden aan factuur/incassozaak of beide
- Een range waarin het openstaande bedrag moet vallen om in aanmerking te komen voor de betalingsregeling (bijv. factuur met een openstaand bedrag tussen de 25 en 500 euro)
Let op: bij het aanmaken van een voorwaardelijke betalingsregeling mogen de instellingen niet overlappen. Dus wanneer je gebruikt maakt van de instelling: ‘Factuur, 200-500 euro’ dan mag de instelling ‘Factuur, 250-600 euro’ niet toegevoegd worden. De instelling ‘Incassozaak, 250-600 euro' kan dan nog wel worden toegevoegd.
Hoe werkt het voor de debiteur?
In de e-mail templates is een 'Betaal in termijnen' knop te zien. Als de debiteur daarop klikt gaan ze naar het online portaal waar ze de openstaande factuur/incassozaak plus een overzicht van de betalingsregeling te zien krijgen.
Hoe maak ik een voorwaardelijke betalingsregeling aan?
Stap 1 - Debiteurenportaal
Ga via je administratie instellingen (het tandwiel icoontje rechtsboven) naar de 'Debiteurenportaal' instellingen.
Stap 2 - Maak een sjabloon aan
Klik op 'Nieuw sjabloon' bij 'Voorwaardelijke betalingsregelingen'.
Stap 3 - Sjabloon definiëren
| Naam | Een interne naam die verder niet wordt gecommuniceerd naar de debiteur. Bijv. 'Betalingsregeling 4 termijnen'. |
| Betalingsinterval | Of het een wekelijkse of een maandelijkse regeling betreft. |
| Aantal termijnen | Uit hoeveel termijnen de betalingsregeling moet bestaan. |
| Afrondingsmethode |
Hoe de termijnbedragen mogen worden afgerond.
|
| Offset | Hoeveel dagen na het accepteren van de betalingsregeling de eerste termijn moet beginnen. |
| Omschrijving | Indien gewenst kun je nog een uitgebreidere omschrijving meegeven aan de regeling. |
Klik vervolgens op 'Sjabloon aanmaken'.
Stap 4 - Voorwaarden toevoegen
Klik op het plusje: 'Sjabloonvoorwaarde toevoegen'.
Stap 5 - Voorwaarden definiëren
Nu stel je in wanneer het sjabloon moet worden toegepast.
| Naam | Een interne naam die verder niet wordt gecommuniceerd naar de debiteur. Bijv. 'Facturen 1000 - 2000 euro'. |
| Geldt voor | Of de regeling alleen bij facturen, incassozaken, of beide mag worden aangeboden. |
| Open bedrag | Bij welke openstaande bedragen de regeling mag worden aangeboden, en in welke valuta. |
| Beschrijving | Indien gewenst kun je nog een uitgebreidere, interne omschrijving meegeven aan de voorwaarden. |
Je maakt de voorwaarden definitief via 'Voorwaarde aanmaken'.
Het is mogelijk om meerdere voorwaarden aan te maken voor één sjabloon.
Stap 6 - Overzicht van de sjablonen en voorwaarden
Een overzicht van je voorwaardelijke betalingsregelingen kan er dan bijvoorbeeld zo uit komen te zien: 