Je kunt je bankrekeningnummer koppelen aan je WeFact omgeving. Zo komen alle transacties direct in WeFact terecht. Maak je gebruik van de afetterservice, dan worden deze transacties enkele keren per week verwerkt.
Soms kan een transactie niet gematcht worden aan een factuur. Dit komt vaak door een onduidelijke omschrijving van de betaling. Als er bijvoorbeeld geen of een fout factuurnummer in de omschrijving staat, kan de betaling niet worden gekoppeld.
Hoe vind ik een betaling die nog niet is verwerkt?
Als er nog transacties openstaan, kun je deze terug vinden in WeFact.
- Open je WeFact omgeving
- Kies onder 'Bank' voor 'Transacties'
Hoe verwerk ik betalingen die nog niet verwerkt zijn?
Per transactie kun je kiezen hoe je deze wil verwerken:
- Je kunt de transactie koppelen aan een (openstaande) factuur
- Je kunt de transactie negeren als deze niet hoort bij een (openstaande) factuur
Hoe koppel ik een transactie aan een (openstaande) factuur?
- Klik op het blauwe nummer aan de linkerkant bij de transactie.
- In het volgende scherm zie je hier vaak al suggesties van facturen die mogelijk bij deze transactie horen.
- Zit hier een juiste suggestie tussen? Kies dan voor het groene '+' symbooltje en kies 'Match en verwerk' om de betaling te koppelen aan de factuur. Het saldo van de factuur wordt automatisch bijgewerkt.
- Zit hier geen (juiste) suggestie tussen? Zoek dan met de zoekbalk naar de juiste factuur, door bijvoorbeeld op het factuurnummer of de naam van de patiënt te zoeken. Soms komen betalingen van verzekeraars niet helemaal overeen met een factuurbedrag. Dit komt omdat verzekeraars dit zelf verrekenen met correcties en crediteringen.
- Zit hier een juiste suggestie tussen? Kies dan voor het groene '+' symbooltje en kies 'Match en verwerk' om de betaling te koppelen aan de factuur. Het saldo van de factuur wordt automatisch bijgewerkt.
Let op:
- Gaat het om een betaling van een incassozaak? Koppel dan de betaling aan de onderliggende factuur in WeFact. Als de incasso- en rentekosten ook betaald zijn, kun je kiezen voor 'Negeer het verschil' en deze kosten in Payt registreren.
- Gaat het om een termijn van een betalingsregeling? Koppel dan de betaling aan een factuur die onderdeel is van de betalingsregeling.
Wat zijn genegeerde transacties en hoe ga ik hiermee om?
Sommige transacties hoeven niet gekoppeld te worden aan een factuur, bijvoorbeeld online (iDEAL-)betalingen die in een batch aan je worden uitbetaald, omdat deze in Payt al aan de factuur zijn gekoppeld.
Soms kan het gebeuren dat een transactie die wel gekoppeld moest worden, genegeerd is. Dit komt niet vaak voor, maar je kunt eens per maand in het kopje 'Archief' filteren op genegeerde transacties om zeker te weten dat je geen transacties over het hoofd ziet.
Let op: De bankkoppeling in WeFact moet je elke 180 dagen herautoriseren door je WeFact omgeving te openen en opnieuw in te loggen bij de bank.
Wil je de koppeling met Ponto opnieuw leggen? Lees meer in het helpartikel van WeFact: Bankrekening herautoriseren (iedere 180 dagen)