Als je gebruik maakt van onze afletter service worden betalingen in WeFact voor je gekoppeld. In enkele gevallen is het niet duidelijk aan welke factuur een betaling gekoppeld moet worden, waardoor deze blijft staan.
Het verwerken van transacties die in WeFact blijven staan
WeFact is gekoppeld met een bankrekeningnummer, daardoor krijgen we alle transacties naar dat rekeningnummer binnen. Onze afletter service verwerkt deze transacties een paar keer per week. Het kan gebeuren dat onze afletter service een transactie niet kan koppelen aan een factuur. Dit komt meestal door een onduidelijke omschrijving. Als er bijvoorbeeld geen of een fout factuurnummer in de omschrijving staat kunnen we het niet aan de juiste factuur koppelen. Deze transacties kun je terugvinden in WeFact onder het kopje 'Bank' en dan 'Transacties'.
Deze transacties kun je vervolgens zelf koppelen of negeren. Om de transactie te koppelen klik je ten eerste op het blauwe nummer aan de linkerkant bij de transactie.
In het volgende scherm worden, indien van toepassing, suggesties gedaan tot welke facturen mogelijk bij deze transactie horen. Hierin kun je de juiste factuur kiezen door op het groene '+' symbooltje te klikken en vervolgens op match en verwerk te klikken. Als er geen suggesties gedaan worden kun je met de zoekbalk zoeken naar de juiste factuur door bijvoorbeeld op het factuurnummer of de naam van de patiënt te zoeken. Soms komen betalingen van verzekeraars niet helemaal overeen met een factuurbedrag, dit komt omdat verzekeraars het zelf verrekenen met correcties en crediteringen.
Let op: Als het om een betaling van een incassozaak gaat dient de betaling aan de desbetreffende factuur gematcht te worden. Als de incasso- en rentekosten ook betaald zijn mag het verschil in WeFact worden genegeerd.
Termijnen van een betalingsregeling moeten aan een factuur in de regeling gekoppeld worden.
Genegeerde transacties
Sommige transacties hoeven niet gekoppeld te worden aan facturen, denk hierbij aan PAY of Mollie die in batches uitbetalen. Deze transacties komen van online betalingen die al aan de factuur in Payt gekoppeld zijn en hoeven dus ook niet gekoppeld te worden. Incidenteel kan het gebeuren dat een transactie die wel gekoppeld moest worden genegeerd is. Dit gebeurt niet vaak maar je kunt eens per maand eens in het kopje 'Archief' filteren op genegeerde transacties om een snelle check te doen.