In Payt kun je eenvoudig taken aanmaken voor jezelf of je collega's. Dit kun je doen voor facturen, debiteuren, of zaken.
Handmatig een nieuwe taak toevoegen
Wil je maar voor één factuur een taak toevoegen, dan doe je dit op de pagina van het dossier.
- Open de pagina van het dossier (de factuur, debiteur of incassozaak).
- Kies rechtsboven in de tijdlijn voor 'Taak' om een nieuwe taak te openen.
-
Vul hier de gewenste gegevens in en kies 'Toevoegen aan takenlijst' om de taak aan te maken.
Standaardgegevens
- Onderwerp en instructies: hier vul je in waar de taak over gaat, zodat de gebruiker het makkelijk kan herkennen.
- Einddatum: hier vul je in wanneer de taak moet worden afgerond.
Aanvullende gegevens
- Uitkomst aangeven: je kunt aangeven dat de gebruiker bij het afronden van een taak moet aangeven of de taak is gelukt of niet. Dit wordt geregistreerd en kun je bijvoorbeeld gebruiken om bij te houden of nieuwe taken aan te maken.
- Meldingen: hier kun je collega's toevoegen die op de hoogte moeten worden gehouden van de taak.
- Dossier: hier geef je aan wat er met het onderliggende dossier (de factuur, debiteur of incassozaak) moet gebeuren wanneer de taak wordt aangemaakt.
- Je kunt een label toewijzen aan het dossier om dossiers met deze taak makkelijker te herkennen.
- Je kunt kiezen om het dossier te blokkeren zodat er geen acties worden uitgevoerd zolang deze taak open staat.
In bulk nieuwe taken toevoegen
Je kunt ook meerdere taken tegelijkertijd aanmaken. Dat doe je met bulkacties.
- Ga naar de pagina waar je taken wilt aanmaken (bijvoorbeeld de 'Facturen' of de 'Debiteuren' pagina).
- Selecteer de gewenste dossiers.
- Kies rechtsboven voor 'Bulkacties'.
- Selecteer 'Toevoegen aan takenlijst'.
- Vul hier de gewenste gegevens in en selecteer nogmaals 'Toevoegen aan takenlijst'.
De taken worden aangemaakt en zijn ook zichtbaar in de takenlijst.
Standaardtaken aanmaken en gebruiken
Vaak wil je dezelfde taak meerdere keren gebruiken. Bijvoorbeeld een standaard beltaak die je makkelijk kunt invoegen als een debiteur gebeld moet worden. Dat doe je dan met standaardtaken.
Hoe kan ik een standaardtaak aanmaken?
- Ga naar de administratie instellingen.
- Kies 'Takenlijst' in het menu aan de linkerkant.
- Kies onder 'Standaardtaken' voor '+ Standaardtaak toevoegen'.
- Vul hier de gegevens in die je wilt hanteren.
- Kies 'Standaardtaak opslaan' om de taak aan te maken.
Standaardtaken zijn inzichtelijk en te gebruiken door alle gebruikers.
Hoe kan ik een standaardtaak gebruiken?
Wanneer je een taak toevoegt (handmatig of via 'Bulkacties') selecteer je 'Standaardtaken'. Kies hier de juiste standaardtaak. De taak wordt ingevoegd en staat klaar; je hoeft deze alleen nog te bevestigen om de taak aan te maken.