Sie können Aufgaben für sich selbst oder für andere erstellen. Aufgaben können mit Rechnungen, Kunden oder Inkassofällen verknüpft werden.
Manuelles Hinzufügen einer neuen Aufgabe
Wenn Sie eine Aufgabe für nur eine Rechnung hinzufügen möchten, tun Sie dies auf der jeweiligen Aktenseite.
- Öffnen Sie die Akte (Rechnung, Kunde oder Inkassofall).
- Wählen Sie oben rechts in der Zeitleiste die Schaltfläche „Aufgabe“, um eine neue Aufgabe zu erstellen.
- Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf „Zur Aufgabenliste hinzufügen“, um die Aufgabe zu speichern.
Standardfelder
- Thema und Anweisungen: Beschreiben Sie die Aufgabe, damit der Benutzer sie leicht erkennen kann.
- Fälligkeitsdatum: Geben Sie an, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
Zusätzliche Angaben
- Ergebnis anzeigen: Sie können festlegen, dass beim Abschluss der Aufgabe angegeben werden muss, ob diese erfolgreich war. Diese Information wird gespeichert und kann z. B. für Folgeaufgaben genutzt werden.
- Benachrichtigungen: Fügen Sie Kollegen hinzu, die über die Aufgabe informiert werden sollen.
- Dossier: Geben Sie an, was mit der zugehörigen Akte (Rechnung, Kunde oder Inkassofall) bei Erstellung der Aufgabe passieren soll.
- Sie können ein Label zuweisen, um Akten mit dieser Aufgabe leichter zu identifizieren.
- Sie können die Akte sperren, sodass während der offenen Aufgabe keine weiteren Aktionen ausgeführt werden.
Neue Aufgaben in Bulk erstellen
Mehrere Aufgaben können auch gleichzeitig über Sammelaktionen erstellt werden.
- Gehen Sie auf die Seite, auf der Sie Aufgaben erstellen möchten (z. B. Rechnungen oder Kunden).
- Wählen Sie die gewünschten Akten aus.
- Klicken Sie oben rechts auf „Sammelaktionen“.
- Wählen Sie „Zur Aufgabenliste hinzufügen“.
- Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie erneut auf „Zur Aufgabenliste hinzufügen“.
- Die Aufgaben werden erstellt und sind in der Aufgabenliste sichtbar.
Standardaufgaben erstellen und verwenden
Wenn Sie eine bestimmte Aufgabe häufig verwenden (z. B. einde Standard-Anrufaufgabe), können Sie einen Standardaufgabe anlegen.
Wie kann ich eine Standardaufgabe erstellen?
- Gehen Sie zu den Verwaltungseinstellungen.
- Wählen Sie im linken Menü „Aufgabenliste“.
- Klicken Sie unter Standardaufgaben auf „+ Standardaufgabe hinzufügen“.
- Geben Sie die gewünschten Voreinstellungen ein.
- Klicken Sie auf „Standardaufgabe speichern“, um sie zu erstellen.
Standardaufgaben sind für alle Benutzer sichtbar und verwendbar.
Wie kann ich eine Standardaufgabe verwenden?
Wenn Sie eine Aufgabe hinzufügen (manuell oder per Sammelaktion), wählen Sie „Standardaufgaben“ und dann die passende Aufgabe. Diese wird eingefügt – Sie müssen sie nur noch bestätigen, um sie anzulegen.