Comment créer des tâches dans Payt ?

Les tâches peuvent être associées à des factures, des clients ou des dossiers de recouvrement.

Ajouter manuellement une nouvelle tâche

Souhaitez-vous ajouter une tâche pour un seul dossier (facture, client ou dossier de recouvrement) ? Cela se fait directement depuis la page du dossier.

1. Ouvrez la page du dossier concerné.
2. En haut à droite de la chronologie, cliquez sur « Tâche » pour ouvrir le formulaire de création.
3. Complétez les informations nécessaires et cliquez sur « Ajouter à la liste de tâches » pour enregistrer la tâche.

Données de base

• Objet et instructions : décrivez ici l’objectif de la tâche, afin que l’utilisateur puisse rapidement en comprendre le contenu.
• Date d’échéance : indiquez à quelle date la tâche doit être réalisée.

Données complémentaires

• Résultat attendu : vous pouvez exiger qu’un utilisateur précise, lors de la clôture de la tâche, si celle-ci a été menée à bien. Cette information est enregistrée et peut servir à l’analyse ou à la planification de tâches futures.
• Notifications : ajoutez ici les collègues qui doivent être informés concernant la tâche.
• Dossier lié : précisez ici ce qu’il faut faire avec le dossier lié à la tâche (facture, client ou dossier de recouvrement) :
  • Vous pouvez attribuer une étiquette au dossier pour mieux le distinguer.
  • Vous pouvez bloquer le dossier afin qu’aucune action ne soit effectuée tant que la tâche est en cours.

Ajouter plusieurs tâches en masse

Vous pouvez aussi créer plusieurs tâches à la fois à l’aide des actions groupées.

1. Rendez-vous sur la page où vous souhaitez créer les tâches (par exemple « Factures » ou « Clients »).
2. Sélectionnez les dossiers souhaités.
3. Cliquez sur « Actions groupées » en haut à droite.
4. Sélectionnez « Ajouter à la liste de tâches ».
5. Complétez les informations et confirmez en cliquant à nouveau sur « Ajouter à la liste de tâches ».
6. Les tâches sont alors créées et apparaissent dans la liste de tâches.

Créer et utiliser des tâches standard

Il est souvent utile d’utiliser une même tâche à plusieurs reprises. Par exemple, une tâche d’appel standard à utiliser chaque fois qu’un client doit être contacté par téléphone. Pour cela, vous pouvez créer des tâches standard.

Comment créer une tâche standard ?

1. Accédez aux paramètres de l’administration.
2. Dans le menu de gauche, sélectionnez « Liste de tâches ».
3. Sous « Tâches standard », cliquez sur « + Ajouter une tâche standard ».
4. Complétez les informations et cliquez sur « Enregistrer la tâche standard ».
5. Les tâches standard sont visibles et utilisables par tous les utilisateurs de l’administration.

Comment utiliser une tâche standard ?

Lors de l’ajout d’une tâche (manuellement ou via les actions groupées), sélectionnez « Tâches standard ». Choisissez la tâche souhaitée. Celle-ci sera automatiquement insérée et prête à être confirmée pour création.