Waarom wordt mijn patiënt herinnerd voor een factuur die al is betaald?
Als een patiënt de factuur heeft betaald, wordt dit meestal automatisch verwerkt. Soms kan dat verwerken niet automatisch, en blijft een betaling daarom liggen.
Laatst bijgewerkt: april 3, 2025
Hieronder lees je verschillende oorzaken voor een onterechte herinnering bij (mondzorg) praktijken en hoe je deze oplost.
| Oorzaak | Oplossing |
| Factuurnummer ontbreekt of is niet juist | Handmatig koppelen |
| Meerdere facturen in één betaling | Factuurnummers controleren en handmatig koppelen |
| Bedrag wijkt af van factuurbedrag | Handmatig koppelen; klein verschil eventueel negeren |
| Deelbetaling door betalingsregeling | Handmatig koppelen |
| Afwijkende betaling door incassozaak | Handmatig koppelen |
| Betaling naar verkeerde rekening | Situatie-afhankelijk |
Tip: Verwerk je de binnenkomende transacties zelf in WeFact? Lees in dit supportartikel meer over hoe je dat doet: Hoe verwerk ik transacties in WeFact?
Factuurnummer ontbreekt of is onjuist in de betaalomschrijving
- Oorzaak: De patiënt vermeldt geen factuurnummer of een onjuist factuurnummer in de betaalomschrijving. Bijvoorbeeld: de omschrijving bevat 20250001 terwijl het factuurnummer 2025-0001 is.
- Oplossing: Koppel de betaling handmatig aan de juiste factuur.
Meerdere facturen betaald in één overschrijving
- Oorzaak: De patiënt betaalt meerdere facturen tegelijkertijd. Daardoor matcht het betaalde bedrag niet precies met één factuur.
- Oplossing: Zijn alle factuurnummers genoemd in de betaalomschrijving, of komt het bedrag overeen met het totaalbedrag van de juiste facturen? Dan kun je de transactie alsnog handmatig koppelen.
Betaalde bedrag wijkt af van het factuurbedrag
- Oorzaak: Het overgemaakte bedrag is niet exact gelijk aan het factuurbedrag (bijvoorbeeld net iets te hoog of te laag).
- Oplossing: Je kunt de transactie alsnog handmatig koppelen. Betreft het een klein verschil met het factuurbedrag? Je kunt dan besluiten om het verschil te negeren.
Betaalde bedrag wijkt af door een betalingsregeling
- Oorzaak: Er is een betalingsregeling afgesproken. De patiënt betaalt daarom een deelbedrag.
- Oplossing: Koppel de betaling handmatig aan een factuur die bij de betalingsregeling hoort.
Betaalde bedrag wijkt af door een incassozaak
- Oorzaak: De factuur is onderdeel van een incassozaak. De patiënt betaalt dan het factuurbedrag inclusief incassokosten en rente.
- Oplossing: Verwerk de betaling handmatig en negeer het verschil; de incasso- en rentekosten registreer je rechtstreeks in Payt.
Betaling naar verkeerde bankrekening
- Oorzaak: De patiënt heeft het bedrag naar een verkeerde bankrekening overgemaakt.
- Oplossing: De oplossing hiervoor verschilt per situatie. Betreft het een verkeerde bankrekening die niet bij je praktijk hoort? Laat de patiënt dan contact opnemen met de bank. Betreft het een andere bankrekening van je praktijk? Vraag de patiënt om een betaalbewijs waarop datum, bedrag en rekeningnummer te zien zijn. Verwerk de transactie daarna handmatig.