Stappen, communicatie, en kosten van een minnelijk incassotraject bij Payt
De praktijk wijst uit dat het grootste deel van de vorderingen die niet betwist zijn met vrij eenvoudige middelen (brief, e-mail en sms) kunnen worden geïnd. Bij betwiste vorderingen is de toegevoegde waarde van het incassobureau beperkt, aangezien deze in de meeste gevallen worden teruggelegd bij de opdrachtgever. Het is daarom niet vreemd dat er bij organisaties nogal eens ontevredenheid bestaat over de samenwerking met incassobureaus vanwege de werkwijze, onduidelijke procedures en kostenstructuren. Payt biedt je daarom alle mogelijkheden om zelf de incassozaken uit te voeren.
Waarin een incassotraject binnen Payt verschilt met traditionele incassobureaus:
-
Incassozaken blijven onder je eigen regie
-
Je beslist zelf over het kwijtschelden of incasseren van incassokosten
-
De geïncasseerde incassokosten ontvang je op je rekening
-
Persoonlijk contact met je debiteur voor een verbetering van de relatie
De slimme geautomatiseerde invulling van het incassoproces borgt een optimale effectiviteit. Over de bij de debiteur in rekening gebrachte incasso-opbrengsten beslis je ook zelf (innen, of gedeeltelijk of volledig kwijtschelden). Zo blijft ook tijdens het incassotraject de relatie met de debiteur onder je eigen regie.
Wat moet ik weten over een incassozaak?
Indien de debiteur producten of diensten afneemt en deze niet op tijd betaald, dan kun je hier extra kosten voor in rekening brengen. Deze extra kosten worden incassokosten of buitengerechtelijke incassokosten genoemd. Buitengerechtelijke kosten zijn kosten die buiten een juridische procedure in rekening mogen worden gebracht. Incassokosten en buitengerechtelijke kosten dekken de extra kosten die een ondernemer maakt om de schuld te innen.
Wat gaat er vooraf aan een incassotraject?
Een debiteur met een factuur die niet is betaald zal door Payt aan de hand van de afgesproken flow hieraan worden herinnerd. Aan het eind van deze herinneringsfase stuurt Payt een laatste herinnering uit.
Voordat een incassozaak aan een particulier van start kan gaan is het wettelijk verplicht een laatste herinnering te versturen. In deze laatste herinnering moet een betaaltermijn van 14 dagen gegeven worden en moet een aankondiging van de hoogte van de incassokosten staan. Deze wordt door Payt zowel per e-mail als per brief verstuurd om je klant nog eenmaal de mogelijkheid te bieden om zonder bijkomende kosten de factuur te kunnen betalen.
Ook al is deze laatste herinnering voor B2B niet vereist, de ervaring leert dat voor B2B de laatste herinnering ook een zeer effectieve stap is om de facturen betaald te krijgen. Tevens sta je juridisch sterker als je een laatste herinnering per e-mail en post verstuurd hebt naar de debiteur.
Hoe ziet het incassotraject bij Payt eruit?
Het incassotraject binnen Payt is opgebouwd uit de volgende fases:
- Aanmaning
Op de eerste werkdag na start van het traject (dag 1 van het incassotraject) worden een e-mail, SMS, en een brief gestuurd. De uiterste betaaltermijn is 10 dagen vanaf de dagtekening van de brief. - Herinnering aanmaning
Op de eerste werkdag ten minste 6 dagen na de aanmaning (dag 6 van het incassotraject) wordt een belrobot ingezet die belt naar het ingevoerde nummer, ondersteund door een herinnering per e-mail en sms van de eerder gestuurde aanmaning. - Tweede aanmaning
Op de eerste werkdag ten minste 5 dagen na de herinnering aanmaning (dag 12 van het incassotraject) worden een sms en een aangetekende e-mail verstuurd. Wanneer het e-mailadres niet bekend is, wordt deze e-mail automatisch vervangen door een brief. De uiterste betaaltermijn is 8 dagen vanaf de dagtekening van de brief. - Herinnering tweede aanmaning
Op de eerste werkdag ten minste 5 dagen na de tweede aanmaning (dag 17 van het incassotraject) worden een sms en een e-mail verstuurd ter herinnering van de tweede aanmaning. - Ingebrekestelling
Op de eerste werkdag ten minste 4 dagen na de herinnering tweede aanmaning (dag 21 van het incassotraject) worden een sms, een e-mail en een brief verstuurd. De uiterste betaaltermijn is 5 dagen vanaf de dagtekening van de brief. - Pre-gerechtelijke fase
Op de eerste werkdag ten minste 6 dagen na de ingebrekestelling (dag 27 van het incassotraject) ontvang je een herinnering omtrent het aflopen van het incassotraject. Het incassotraject kan dan worden vervolgd met een gerechtelijk traject. Om het traject binnen Payt te vervolgen moet je een deurwaarder gekozen hebben. Dit kan per zaak of als generieke instelling worden toegepast voor alle incassozaken die na de ingebrekestelling nog niet betaald zijn.
Hoe hoog zijn de incassokosten voor het minnelijk incassotraject?
De wettelijke incassokosten worden bepaald in de Wet Incassokosten (WIK). Incassokosten bestaan uit een wettelijk bepaald percentage van de factuur. Het gaat om de volgende percentages:
Er geldt een minimumbedrag van € 40 voor incassokosten, ongeacht de hoogte van de openstaande factuur. De schuldeiser mag dit bedrag altijd vragen.
Hoe wordt er gecommuniceerd met mijn debiteur?
Gedurende de incassofase kunnen de debiteuren inloggen op www.factuurinzien.nl om het dossier in te zien en hierop te reageren. De voor de debiteur benodigde inloggegevens zijn onderdeel van alle correspondentie aan je debiteur. Payt gaat er vanuit dat reacties van debiteuren op incassozaken door jou als crediteur worden behandeld.
Wat moet ik doen als ik een betaling binnenkrijg?
Betalingen van de facturen die onderdeel zijn van een incassozaak worden door Payt automatisch geregistreerd vanuit je boekhoudpakket. Betaling of kwijtschelding van de extra kosten moet handmatig binnen Payt worden verwerkt. Dit kun je doen op de pagina van de zaak.