In Payt gebruiken we drie typen e-mailadressen:
Let op: De genoemde velden zijn standaardvelden die Payt gebruikt. Het is mogelijk dat dit in jouw administratie anders is ingericht. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met de servicedesk.
Standaard e-mailadres
Het standaard e-mailadres wordt gebruikt voor herinneringen, berichten, en aanmaningen. Daarnaast wordt dit e-mailadres gebruikt voor de factuurverzending, tenzij je een specifiek e-mailadres voor de factuurverzending hebt ingevuld.
Payt haalt dit standaard e-mailadres op met de volgende prioriteit (van hoogste naar laagste prioriteit):
- E-mailadres van de contactpersoon gekoppeld aan de factuur. Deze gebruiken we dan als factuurspecifiek contactpersoon.1
- Let op dat we bij de koppeling met Exact Online alléén een algemeen e-mailadres kunnen ophalen voor de factuurspecifieke contactpersoon. Je kunt op factuurniveau dus geen onderscheid maken tussen het e-mailadres voor de factuurverzending en het e-mailadres voor de herinneringen.
- E-mailadres van de contactpersoon gekoppeld aan het debiteuradres (in de volgorde 'Factuuradres' > 'Postadres' > 'Bezoekadres').2
- Het algemene e-mailadres op de relatiekaart.
1 Mits we in je administratie factuurspecifieke contactpersonen ophalen
2 Mits we in je administratie het factuuradres ophalen in plaats van het relatieadres
E-mailadres voor factuurverzending
Het e-mailadres voor het versturen van facturen halen we op uit het veld 'Digitale brievenbus' op de adreskaart in Exact Online. Je vindt dat veld met de volgende stappen:
- Ga naar de relatiekaart in Exact Online
- Open het tabblad 'Algemeen'
- Open in de rechterkolom de adressen ('Alles tonen')
- Open het adres met de hoogste prioriteit dat hier is ingevuld, namelijk:
- Factuuradres
- Postadres
- Bezoekadres
- Vul hier bij 'Digitale brievenbus' het e-mailadres in dat voor de factuurverzending moet worden gebruikt.
E-mailadres voor herinneringen, berichten en aanmaningen
Payt haalt geen specifiek mailadres voor herinneringen op uit Exact Online. Dat betekent dat herinneringen altijd worden verzonden naar het standaard e-mailadres.
Wil je onderscheid maken tussen het e-mailadres voor facturen en herinneringen? Vul dan een specifiek e-mailadres in voor de factuurverzending, zodat het standaard e-mailadres alleen voor herinneringen wordt gebruikt.
Opties voor de koppeling Exact Online <> Payt
In het tabje 'Importeren' in de administratie instellingen in Payt kun je beïnvloeden welk e-mailadres waar gebruikt wordt:
Gebruik factuuradres in plaats van relatieadres
Hiermee wijzig je de bovengenoemde prioritering van het standaard e-mailadres zodat het e-mailadres op de relatiekaart voorrang krijgt, mits er geen factuurspecifiek contactpersoon bekend is.
Gebruik factuur e-mailadres voor herinneringen
Als je deze optie aanzet wordt het mailadres voor factuurverzending ook gebruikt voor herinneringen en berichten. Het standaard e-mailadres wordt dan genegeerd.