Waar kan ik het e-mailadres van mijn debiteuren invullen in Exact Online?

Hier lees je meer over de verschillende e-mailvelden die Payt ophaalt uit Exact Online.

Laatst bijgewerkt: mei 29, 2024

In Payt hanteren we drie soorten e-mailadressen: een standaard e-mailadres, een e-mailadres voor de factuurverzending, en een e-mailadres voor de herinneringen. In dit supportartikel lees je welke e-mailvelden in Exact Online corresponderen met de drie e-mailvelden in Payt. Ook lichten we twee instellingen in Payt toe die hiermee te maken hebben.

Let op: Onderstaande velden zijn standaardvelden die we hanteren. Dit kan in je administratie anders zijn ingericht. Kom je er niet uit met deze informatie? Neem dan contact met ons op.

Standaard e-mailadres

Het standaard e-mailadres wordt gebruikt voor de verzending van je e-mails, tenzij je een specifiek e-mailadres voor de factuurverzending hebt ingesteld. In dat geval wordt het standaard e-mailadres enkel gebruikt voor de verzending van herinneringen, aanmaningen en berichten.

We vragen het standaard e-mailadres in Payt als volgt op uit Exact Online, van hoogste prioriteit naar laagste prioriteit:

  1. E-mailadres van de contactpersoon gekoppeld aan de factuur ('Factuurspecifiek contactpersoon')1
  2. E-mailadres van de contactpersoon gekoppeld aan het adres van de debiteur (in de volgorde factuuradres -> postadres -> bezoekadres)2
  3. Algemeen e-mailadres op de relatiekaart

Mits we in je administratie factuurspecifieke contactpersonen ophalen

Mits we in je administratie het factuuradres ophalen in plaats van het relatieadres

Mailadres voor factuurverzending

Het e-mailadres dat is aangegeven bij 'Digitale brievenbus', op de adreskaart in Exact Online, gebruiken we als e-mailadres voor specifiek de factuurverzending.

Mailadres voor herinneringen, berichten en aanmaningen

Payt haalt geen specifiek mailadres voor herinneringen op uit Exact Online. Dat betekent dat herinneringen altijd worden verzonden naar het standaard e-mailadres.

Wil je onderscheid maken tussen het e-mailadres voor facturen en herinneringen? Vul dan een specifiek e-mailadres in voor de factuurverzending, zodat het standaard e-mailadres alleen voor herinneringen wordt gebruikt.

Opties voor Exact Online

In het tabje 'Importeren' in de administratie instellingen in Payt kun je beïnvloeden welk e-mailadres waar gebruikt wordt:

mail_importsettings_exact

Gebruik factuuradres in plaats van relatieadres

Hiermee wijzig je de bovengenoemde prioritering van het standaard e-mailadres zodat het e-mailadres op de relatiekaart voorrang krijgt, mits er geen factuurspecifiek contactpersoon bekend is.

Gebruik factuur e-mailadres voor herinneringen

Als je deze optie aanzet wordt het mailadres voor factuurverzending ook gebruikt voor herinneringen en berichten. Het standaard e-mailadres wordt dan genegeerd.