Comment créer des tâches dans Payt ?
Dans Payt, vous pouvez facilement créer des tâches pour vous-même ou pour vos collègues, afin de collaborer plus efficacement.
Les tâches peuvent être associées à des factures, des clients ou des dossiers de recouvrement.
Ajouter manuellement une nouvelle tâche
Souhaitez-vous ajouter une tâche pour un seul dossier (facture, client ou dossier de recouvrement) ? Cela se fait directement depuis la page du dossier.
- Ouvrez la page du dossier concerné.
- En haut à droite de la chronologie, cliquez sur « Tâche » pour ouvrir le formulaire de création.
- Complétez les informations nécessaires et cliquez sur « Ajouter à la liste de tâches » pour enregistrer la tâche.
Données de base
- Objet et instructions : décrivez ici l’objectif de la tâche, afin que l’utilisateur puisse rapidement en comprendre le contenu.
- Date d’échéance : indiquez à quelle date la tâche doit être réalisée.
Données complémentaires
- Résultat attendu : vous pouvez exiger qu’un utilisateur précise, lors de la clôture de la tâche, si celle-ci a été menée à bien. Cette information est enregistrée et peut servir à l’analyse ou à la planification de tâches futures.
- Notifications : ajoutez ici les collègues qui doivent être informés concernant la tâche.
- Dossier lié : précisez ici ce qu’il faut faire avec le dossier lié à la tâche (facture, client ou dossier de recouvrement) :
- Vous pouvez attribuer une étiquette au dossier pour mieux le distinguer.
- Vous pouvez bloquer le dossier afin qu’aucune action ne soit effectuée tant que la tâche est en cours.
Ajouter plusieurs tâches en masse
Vous pouvez aussi créer plusieurs tâches à la fois à l’aide des actions groupées.
- Rendez-vous sur la page où vous souhaitez créer les tâches (par exemple « Factures » ou « Clients »).
- Sélectionnez les dossiers souhaités.
- Cliquez sur « Actions groupées » en haut à droite.
- Sélectionnez « Ajouter à la liste de tâches ».
- Complétez les informations et confirmez en cliquant à nouveau sur « Ajouter à la liste de tâches ».
- Les tâches sont alors créées et apparaissent dans la liste de tâches.
Créer et utiliser des tâches standard
Il est souvent utile d’utiliser une même tâche à plusieurs reprises. Par exemple, une tâche d’appel standard à utiliser chaque fois qu’un client doit être contacté par téléphone. Pour cela, vous pouvez créer des tâches standard.
Comment créer une tâche standard ?
- Accédez aux paramètres de l’administration.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez « Liste de tâches ».
- Sous « Tâches standard », cliquez sur « + Ajouter une tâche standard ».
- Complétez les informations et cliquez sur « Enregistrer la tâche standard ».
- Les tâches standard sont visibles et utilisables par tous les utilisateurs de l’administration.
Comment utiliser une tâche standard ?
Lors de l’ajout d’une tâche (manuellement ou via les actions groupées), sélectionnez « Tâches standard ». Choisissez la tâche souhaitée. Celle-ci sera automatiquement insérée et prête à être confirmée pour création.