Wie funktioniert der Import in Payt?
Ihre offenen Posten und neuen Rechnungen werden einmal täglich automatisch in Payt importiert.
Wie funktioniert der Import?
Payt führt in der Regel einmal täglich automatisch einen Import durch. Dabei werden alle Daten zu offenen Posten aus Ihrem Buchhaltungssystem abgerufen. Ihr Buchhaltungssystem ist stets die Datenquelle für Payt – etwa für Kontaktdaten Ihrer Kunden, Rechnungsinformationen und mehr.
Wie werden die Daten aus dem Buchaltungssystem abgerufen?
Die genaue Funktionsweise des Imports hängt vom eingesetzten Buchhaltungssystem und der Art der Verbindung mit Ihrer Payt-Umgebung ab.
Mein Buchhaltungssystem ist direkt per API mit Payt verbunden
Für einige Systeme wie Exact Online, Twinfield und Moneybird gibt es eine direkte Schnittstelle zu Payt. In diesem Fall ruft Payt die offenen Posten automatisch ab, sobald ein Import gestartet wird.
Ich übermittle meine Buchhaltungsdaten per CSV- oder XML-Datei
Bei anderen Systemen wird ein externer Dienst verwendet. Dieser bereitet eine Datei mit allen offenen Posten vor, die dann an Payt übermittelt und importiert wird.
Wann werden die Daten importiert?
Der Zeitpunkt des Imports hängt von Ihren Import-Einstellungen ab.
Mehr erfahren: Was kann ich für den Import von Daten in Payt einstellen?
Was passiert nach dem Import?
Wenn eine neue Rechnung importiert wird, wird diese automatisch versendet und/oder erinnert.
Standardmäßig wartet Payt eine Stunde, bevor die Rechnung verschickt wird. Rechnungen können alle 30 Minuten versendet werden – so haben Sie Zeit, die Rechnung zu pausieren oder zu korrigieren, falls nötig.
Beispiel: Wann wird eine Rechnung nach dem Import versendet?*
- Import um 15:01 Uhr → 1 Stunde Verzögerung → Versand um 16:30 Uhr
- Import um 15:29 Uhr → 1 Stunde Verzögerung → Versand um 16:30 Uhr
*Hinweis: Der Versandzeitpunkt hängt auch von Ihren eingestellten Versandtagen und -zeiten ab.
Wenn es im Buchhaltungssystem ein Feld gibt, das mit Daten gefüllt wurde, können Sie es leer lassen, um zu verhindern, dass diese Daten an Payt gesendet werden.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie Pflichtfelder leer lassen (z. B. eine E-Mail-Adresse oder eine Postanschrift), führt dies zu einem Validierungsfehler, der verhindert, dass die Rechnung in Payt importiert werden kann.
Wie erkenne ich, ob alle Daten korrekt importiert wurden?
Die Buchhaltung ist führend, aber es gibt verschiedene Gründe, warum Änderungen aus Ihrem Buchhaltungssystem nicht in Payt übernommen werden.
Ist eine Rechnung in Payt noch offen, obwohl Sie erwartet haben, dass sie nach dem Import abgeschlossen ist? Dann ist sie noch im Buchhaltungspaket offen.
In diesem Support-Artikel erfahren Sie, wie Sie ungerechtfertigte Mahnungen verhindern können: Wie verhindere ich den Versand von unberechtigten Mahnungen?