Wie geht Payt mit offenen Gutschriften und Rechnungen beim selben Kunden um?
Stellen Sie sicher, dass Ihre Debitorenbuchhaltung stets aktuell ist, indem Sie Gutschriften zeitnah mit der entsprechenden offenen Rechnung verrechnen.
Haben Sie eine Rechnung gutgeschrieben? Wenn für einen Kunden sowohl eine Gutschrift als auch eine Rechnung offenstehen, behandelt Payt diese beiden Posten als voneinander unabhängige Rechnungen. Dies hat zwei Konsequenzen.
Payt prüft immer den Saldo je einzelner Rechnung, um zu entscheiden, ob eine Zahlungserinnerung verschickt wird – nicht den Gesamtsaldo des Kunden.
Die offene Rechnung wird weiterhin gemahnt
Die Verknüpfung einer Gutschrift mit einer Rechnung erfolgt in Payt nicht automatisch. Solange die Gutschrift nicht mit der Rechnung verrechnet wurde, wird die offene Rechnung weiterhin gemahnt.
Lösen Sie dies, indem Sie die Gutschrift und die Rechnung (soweit möglich) unmittelbar nach Erstellung der Gutschrift in Ihrer Buchhaltungssoftware miteinander verrechnen. So bleibt nur der tatsächlich offene Betrag sichtbar.
Kein Inkassoprozess wird gestartet
Solange eine offene Gutschrift beim Kunden vorhanden ist, startet Payt keinen automatischen vorgerichtlichen Inkassoprozess. Dies ist beabsichtigt, da davon ausgegangen wird, dass die Gutschrift noch verarbeitet werden muss und ein Inkassoprozess sonst unbegründet wäre.
Möchten Sie dennoch einen vorgerichtlichen Inkassoprozess starten, obwohl die Gutschrift noch nicht verrechnet wurde? Dann können Sie den Inkassofall manuell einleiten.