Samenwerken in Payt m.b.v. de takenlijst
Het is mogelijk om in Payt taken aan te maken voor facturen, debiteuren of zaken. Je kunt voor jezelf een taak aanmaken of een taak aan een collega toewijzen.
Taak toevoegen
Een nieuwe taak kan via de detailpagina (van een factuur, zaak of debiteur) toegevoegd worden door op '+ Taak' te klikken rechtsboven in het grijze vlak.
Bij het aanmaken van een taak kun je instructies en een einddatum opgeven. Bij de instructies geef je aan wat er precies met de factuur/zaak of debiteur dient te gebeuren. De einddatum kan gebruikt worden voor de prioritering van taken en om de takenlijst te sorteren. Vervolgens kun je de taak aan jezelf of een collega toewijzen.
Nadat de factuur is toegevoegd aan de takenlijst is rechts boven in de factuur terug te zien dat de factuur op een takenlijst staat (zie onderstaande afbeelding).
In bulk facturen toevoegen aan de takenlijst
Ook kunnen meerdere facturen, zaken of debiteuren in bulk aan een takenlijst toegevoegd worden. Je selecteert hiervoor de betreffende facturen aan op de pagina Facturen en klikt onder Bulkacties op Toevoegen aan takenlijst. Hetzelfde is toe te passen op debiteuren of zaken.
Takenlijst bekijken
De takenlijst is op organisatieniveau linksboven te bekijken. Hierin kun je filteren per administratie.
Taken afhandelen
Nadat je op de takenlijst hebt geklikt kom je in de takenlijst terecht, waar je alle taken kunt inzien en afhandelen. Een taak kun je afronden in de takenlijst door de betreffende taak aan te vinken en vervolgens middels de knop 'Bulkacties' te kiezen voor 'Markeren als afgerond'. Een afgeronde taak komt bij 'Afgerond' te staan. Het is binnen 24 uur mogelijk het vinkje weer ongedaan te maken. Daarna is de taak definitief afgerond.
Het is ook mogelijk om de taken in de factuur/debiteur of zaak af te ronden middels een vinkje rechtsboven op de pagina waar de taak staat weergegeven.
Je kunt de taken die je hebt toegewezen aan een collega terugvinden bij 'Toegewezen aan'. Bij 'Alle' vind je alle taken terug welke aan collega's zijn toegewezen, maar niet door jou zijn gedelegeerd. Alle taken in een dossier zijn te zien voor alle gebruikers met toegang tot het dossier, ongeacht wie de taak maakt.
Verwijderen van een taak
Een taak is alleen te verwijderen door de gebruiker die de taak heeft aangemaakt. Een gedelegeerde taak kan niet worden verwijderd door de gedelegeerde.
Notificatie openstaande taken
Standaard is ingesteld dat je dagelijks een herinnering ontvangt voor je openstaande taken. Door rechtsboven in Payt op je gebruikersnaam te klikken ga je naar jouw profiel. Vervolgens kun je bij 'Notificaties openstaande taken' de notificatie in- en uitschakelen. Er wordt een notificatie verzonden als er taken zijn welke vandaag of in het verleden afgehandeld dienen te worden.
