Wat houden validatiefouten bij de import in?

Bij het importeren van gegevens uit je boekhoudpakket kunnen er meldingen verschijnen in Payt. Deze meldingen zijn onderverdeeld in validatiefouten en waarschuwingen.

• Validatiefouten (rood): blokkeren de import van die facturen en debiteuren. Je moet deze oplossen voordat de gegevens worden verwerkt.
• Waarschuwingen (geel): blokkeren de import van facturen en debiteuren niet, maar het is verstandig om ze te controleren en te corrigeren.

Welke validatiefouten komen er voor en hoe los ik deze op?

Hieronder lees je de meest voorkomende validatiefouten en hoe je deze oplost. Klik gelijk door naar de relevante validatiefout:

• {Huisnummer/Postcode/Plaats/Adres/E-mail} moet opgegeven zijn
• Er is een nieuwe betalingsconditie actief op deze factuur waarvoor de opvolging nog moet worden bepaald
• Factuurnummers moeten uniek zijn, factuurnummer komt meer dan 1 keer in {boekhoudpakket} voor
• Factuurnummer is al in gebruik en origin_identifier is al in gebruik
• Vervaldatum mag niet eerder dan de factuurdatum zijn
• default_email.address is ongeldig, invoice_email.address is ongeldig en reminder_email.address is ongeldig
• Postcode is ongeldig

{Huisnummer/Postcode/Plaats/Adres/E-mail} moet opgegeven zijn

• Oorzaak: We controleren op de aanwezigheid/volledigheid van de (e-mail)adresgegevens. Als een van de gegevens ontbreken laten we dat via deze validatiefout zien.
• Oplossing: Vul de ontbrekende gegevens aan in je boekhoudpakket. Hoeven de gegevens niet verplicht aanwezig te zijn? Neem contact op met de servicedesk om te wijzigen welke gegevens we verplicht inladen.

Er is een nieuwe betalingsconditie actief op deze factuur waarvoor de opvolging nog moet worden bepaald

• Oorzaak: Je gebruikt in je Payt administratie (tabje 'Importeren') betalingscondities om te bepalen welk factuurtraject je facturen moeten volgen. Bij de import zijn er facturen aangeboden met een betalingsconditie die nog niet gekoppeld is aan een factuurtraject. Daarom weet Payt nog niet wat er met de factuur moet gebeuren.
• Oplossing: Neem contact op met de servicedesk om de betalingsconditie te koppelen aan een factuurtraject.

Factuurnummers moeten uniek zijn, factuurnummer komt meer dan 1 keer in {boekhoudpakket} voor

• Oorzaak: In dezelfde import worden meerdere facturen aangeboden met hetzelfde factuurnummer. Factuurnummers moeten uniek zijn. Daarom kunnen we beide facturen niet importeren.
• Oplossing: Corrigeer je boekhouding zodat er niet meerdere facturen zijn met hetzelfde factuurnummer.

Factuurnummer is al in gebruik {en origin_identifier is al in gebruik}

• Oorzaak: Deze foutmelding komt naar voren wanneer er wordt geprobeerd een factuur te importeren met een factuurnummer die al in Payt staat. Factuurnummers moeten uniek zijn. Oorzaken hiervan kunnen zijn:
  • Factuurnummers die opnieuw gebruikt worden
  • Omgenummerde of samengevoegde debiteuren in de boekhouding die nog niet zijn omgenummerd in Payt
• Oplossing: De oplossing is afhankelijk van de oorzaak. Wordt het factuurnummer inderdaad vaker gebruikt? Corrigeer dit dan in je boekhouding. Zijn er debiteuren samengevoegd? Geef dit dan door aan de Payt servicedesk.

Vervaldatum mag niet eerder dan de factuurdatum zijn

• Oorzaak: We zien dat de vervaldatum van de factuur eerder is dan de factuurdatum. Dat zorgt voor problemen bij het bepalen wanneer er herinnerd moet worden, en daarom importeren we de factuur niet.
• Oplossing: Corrigeer de vervaldatum en factuurdatum in je boekhoudpakket.

default_email.address is ongeldig, invoice_email.address is ongeldig en reminder_email.address is ongeldig

• Oorzaak: Het e-mailadres dat je hebt aangeleverd voldoet niet aan de geldige opmaak van een e-mailadres
• Oplossing: Controleer de opmaak van het aangeleverde e-mailadres en corrigeer deze in je boekhoudpakket

Postcode is ongeldig

• Oorzaak: De postcode die je hebt aangeleverd, is niet geldig.
• Oplossing: Corrigeer de postcode in je boekhoudpakket. Bevindt het adres zich in het buitenland? Dan is het belangrijk dat de landcode goed staat vermeld. Hiervoor gebruiken wij de ISO Alpha-2 codes.

Wat moet ik doen als ik de gegevens heb aangepast?

Heb je de validatiefouten aangepast in je boekhoudpakket? Voer dan opnieuw een import uit. De meldingen zouden nu verdwenen moeten zijn.