In dit artikel wordt het verschil uitgelegd tussen validatiefouten en waarschuwingen die bij een import naar voren kunnen komen en wat ze betekenen.
Validatiefouten
Validatiefouten verschijnen in het rood en voorkomen dat de factuur of debiteur die het betreft wordt geïmporteerd vanuit het boekhoudpakket. In vrijwel alle gevallen moet dit in de boekhouding gecorrigeerd worden.
Hieronder lees je wat de validatiefouten inhouden en hoe je deze kunt oplossen.
'Vervaldatum'
Bij deze foutmelding moet de factuur- en/of vervaldatum worden aangepast in je boekhoudpakket. In de meeste gevallen ontstaat deze foutmelding wanneer de vervaldatum eerder is dan de factuurdatum.
'Adresgegevens incompleet'
De melding 'Adresgegevens zijn incompleet' betekent dat je bepaalde adresgegevens moet veranderen en/of aanvullen in je boekhoudpakket. Bij de foutmelding lees je wat er incompleet of incorrect is, zodat je dit kunt aanpassen, bijvoorbeeld:
- Adres moet opgegeven zijn
- Plaats moet opgegeven zijn
- Postcode is onjuist
- Emailadres moet opgegeven zijn
Bevindt het adres zich in het buitenland? Dan is het belangrijk dat de landcode goed staat vermeld. Hiervoor gebruiken wij de ISO Alpha-2 codes.
Let op: Als het een adres met postcode in het buitenland betreft, check dan of de juiste landcode hierbij vermeld staat in je boekhoudpakket.
Debiteurnummer is al in gebruik
Om de administratie zo geordend mogelijk te houden is het belangrijk dat een debiteurnummer uniek is. Dit wordt in de meeste gevallen veroorzaakt door een wijziging in de boekhouding die het onderliggende ID heeft aangepast. Deze melding kan in de meeste gevallen door Payt gecorrigeerd worden, neem daarvoor contact op met de servicedesk.
Factuurnummer is al in gebruik en origin_identifier is al in gebruik
Deze foutmelding komt naar voren wanneer er wordt geprobeerd een factuur te importeren met een factuurnummer die al in Payt staat. Factuurnummers moeten uniek zijn. Oorzaken hiervan kunnen zijn:
- Factuurnummers die opnieuw gebruikt worden
- Omgenummerde of samengevoegde debiteuren in de boekhouding die nog niet zijn omgenummerd in Payt
Er is een nieuwe betalingsconditie actief op deze factuur waarvoor de opvolging nog moet worden bepaald. Neem contact op met de Payt servicedesk.
Deze melding verschijnt wanneer een factuur wordt ingeladen met een betalingsconditie die nog niet is gekoppeld aan een factuurtraject in Payt. Klopt de betalingsconditie die uit de boekhouding is meegegeven? Dan moet de opvolging hiervan worden bepaald. Neem contact op met de servicedesk en laat weten aan welk factuurtraject de nieuwe betalingsconditie moet worden gekoppeld. Wanneer dat is ingesteld, zal de validatiefout bij een volgende import verdwijnen.
Waarschuwingen
Waarschuwingen verschijnen in het geel en zijn aandachtspunten die het importeren niet hebben geblokkeerd, maar waarvan het wel raadzaam is deze te corrigeren in je boekhoudpakket.
Hieronder lees je wat de waarschuwingen betekenen en hoe je deze kunt oplossen.
Waarschijnlijk onjuist sms of telefoonnummer
Deze melding komt naar voren wanneer bij onze validatie is gebleken dat het opgegeven sms of telefoonnummer niet juist is. Wanneer er een SMS actie wordt uitgevoerd, in bijvoorbeeld een zaak, zal het opgegeven nummer niet worden gebruikt.
In het supportartikel 'Hoe controleert Payt telefoonnummers?' leggen we meer uit over de controle die we doen op telefoonnummers.
BTW-nummer is ongeldig
Ook doen we een validatie op het BTW-nummer, indien deze is opgegeven. Wanneer uit onze controle blijkt dat het BTW-nummer niet geldig is geven we daar een waarschuwing over. Het is belangrijk dat het BTW-nummer begint met de landcode.
Je kunt de gegevens aanpassen in je boekhoudpakket. Met een volgende import zullen de juiste gegevens worden meegenomen.