E-factureren en UBL

UBL, PEPPOL en e-factureren

Wat is een UBL-factuur en wat kan ik hiermee?

Een UBL-factuur is een digitale factuur in XML-bestandsformaat. Het voordeel hiervan is dat deze bestanden direct in de boekhouding van de debiteur verwerkt kunnen worden.

In het debiteurenbeheer-systeem van Payt zijn twee opties om UBL-facturen te kunnen verzenden.

1. Optie 1: Bij factuurverzending aan debiteuren sturen wij een UBL-factuur mee als bijlage. Voorwaarde is dat een UBL-factuur wordt aangeboden vanuit de boekhouding. Deze functie kan worden ingeschakeld door een medewerker van Payt en geldt dan voor de gehele administratie.
   Een nadeel van deze methode kan zijn dat de automatische verwerkende software van de debiteur niet goed om kan gaan met het verwerken van facturen voorzien van meerdere bijlages.

2. Optie 2: Gebruik maken van e-factureren, waarbij de UBL-factuur via het PEPPOL-netwerk wordt aangeboden. In dit geval wordt een UBL-factuur  verstuurd naar het PEPPOL-netwerk en er wordt een e-mail van de factuur verzonden naar het e-mailadres van de debiteur. Let op: Aan het gebruik van e-factureren via Payt zijn kosten verbonden, raadpleeg de overeenkomst die je met Payt bent aangegaan.

Wat is het PEPPOL-netwerk

PEPPOL is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. Voor meer informatie kijk je op https://econnect.eu/nl/wat-is-peppol/

Door gebruik te maken van e-factureren wordt een UBL-factuur via het beveiligde PEPPOL-netwerk aan het boekhoudpakket van de debiteur aangeleverd, waar deze dan een notificatie van krijgt.  Waarna de factuur direct verwerkt kan worden in de boekhouding. 

Hoe kan e-factureren worden ingeschakeld?

Vanuit je boekhouding dient er een UBL-bestand aan Payt te worden aangeboden. Aan de kant van Payt dient e-factureren geactiveerd te worden voor de administratie door een medewerker van Payt. Daarbij wordt onder andere een PEPPOL-identificatienummer aangemaakt. Hiervoor is een geldig KVK-nummer of OIN-nummer vereist. 

Instellingen debiteur

Vervolgens kan per debiteur de functie 'UBL bij factuurverzending aanbieden' ingeschakeld worden, mits van de debiteur een KVK-nummer, OIN-nummer of BTW-nummer bekend is. Deze gegevens dienen vanuit de boekhouding aan Payt aangeleverd te worden.

Een factuur verzonden via e-factureren is te herkennen op de tijdlijn aan 'UBL aan PEPPOL kenmerk 1234:123456' .