In dit artikel lees je hoe je declaraties en omzetrapportages uit Payt kunt exporteren, bijvoorbeeld om een jaaroverzicht voor je accountant te genereren.
Speciaal voor mondzorgpraktijken is het belangrijk om een omzetrapportage uit Payt te kunnen halen. Deze rapportage geeft inzicht in de bij Payt ingediende omzet. Het gaat hierbij om praktijken die ook de clearing van declaraties via Payt laten lopen.
Waar vind ik mijn jaaroverzicht in Payt?
In Payt ga je bovenin het menu naar 'Rapportages' -> 'Declaratie jaaroverzicht' om de onderstaande cijfers te kunnen bekijken en afdrukken.
| Omzet | Het totaal van de declaraties wat naar de patiënten of zorgverzekeraars is gefactureerd, of nog gefactureerd gaat worden. Dit moet dus allemaal naar een factuur te herleiden zijn. De datum is gebaseerd op de behandeldatum van de declaratie. |
| Te factureren tot 31/12 | Het totaal wat, gebaseerd op de behandeldatum, nog niet in dat jaar is gefactureerd. Denk aan declaraties met status 'Ingediend', of 'status 'Actie vereist' die nog geen (deel)factuur hebben. Dit kunnen ook declaraties zijn met een behandeldatum in het vorige jaar, die pas in het nieuwe jaar zijn gefactureerd. |
| Verrekende verwerkingskosten | Het totaal aan extra kosten die naar de patiënt zijn verrekend, gebaseerd op de factuurdatum. Denk aan extra kosten die je doorberekent aan je patiënten voor de verzending per post. Dit is dus wel omzet, maar niet gebonden aan de declaratie omzet. |
| Openstaand factuur-bedrag tot 31/12 | Het totaal openstaande bedrag van alle facturen per 31/12. |
Let op het volgende:
- Verwerkte behandelingen zonder factuur worden hier niet meegeteld. Dit is geen omzet, omdat het niet gefactureerd is en ook niet gefactureerd gaat worden.
- Het jaaroverzicht geeft alleen een beeld van facturen die te herleiden zijn naar een declaratie. Heb je met de hand een factuur aangemaakt, dan is deze niet inbegrepen. Het doel hiervan is dat alles te herleiden is naar een declaratie.
Hoe vind ik meer details van het jaaroverzicht?
Je kunt een specificatie van alle declaraties exporteren uit Payt om zelf een meer gedetailleerde berekening te maken. Volg hiervoor onderstaande stappen.
- Ga naar het tabje 'Clearing' in het menu bovenin
- Zorg dat je op 'Declaratie per patiënt' zit
- Kies rechtsboven voor 'Bulkacties' -> 'Exporteer alle X declaraties naar Excel'. Zorg dat je op dit moment geen filters aan hebt staan.
- Wanneer je export klaarstaat, ontvang je een e-mail. Je kunt het bestand daarna downloaden via het tabje 'Exports' linksboven in Payt.
Tip: Wil je specifieke kolommen uit het geëxporteerde Excel-bestand niet terugzien? Pas dan je exportinstellingen aan. Het gaat hier om de 'Declaraties export'. Lees hier meer over het wijzigen van de kolommen die je exporteert in de instellingen.
Hoe weet ik of mijn jaaroverzicht in Payt compleet is?
Let op onderstaande punten bij het exporteren van declaraties en het jaaroverzicht. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de rapportage niet de volledig jaaromzet betreft van je praktijk. Dit kan verschillende redenen hebben:
- Niet alle omzet wordt aangeleverd bij Payt
- Je bent halverwege het boekjaar met Payt gestart
- Facturen worden soms aan de balie uitgegeven of direct via pin afgerekend
- Er zijn nog niet-afbehandelde dossiers in het betreffende boekjaar
In deze gevallen kun je de ontbrekende omzetinformatie aanvullen vanuit je praktijksoftware. Raadpleeg bij vragen de leverancier van die software.